Ferramentas que todos profissional deve conhecer

Facilite o seu trabalho e aumente a produtividade no seu dia a dia: 11 ferramentas que todo profissional deve conhecer

Se você está na linha de frente da sua empresa, seja com atividades operacionais ou até mesmo com atividades estratégicas, pode ser que em algum momento você tenha se deparado com uma certa dificuldade em fazer a gestão das suas atividades, não é? Isso acontece com frequência, mas já existem ferramentas que podem tornar a sua rotina de trabalho muito mais fácil.

A produtividade sempre foi e sempre será uma questão dentro das organizações, independente do segmento.

Não importa em qual empresa você trabalha: entregar mais, em menos tempo, é um dos maiores desejos dos gestores e analistas que possuem o dia cheio de atividades operacionais e estratégicas.

Mas como é possível fazer um controle eficaz das atividades, aumentando a produtividade, trazendo mais organização para o dia de trabalho e deixando tudo fluir de forma mais fácil?

Ainda bem que podemos contar com a tecnologia, não é?

Nos últimos anos, diversas plataformas e ferramentas surgiram com o objetivo de tornar a rotina de trabalho muito mais simples e organizada. 

Essas ferramentas ajudam os profissionais a: 

  • encontrarem erros nos processos internos das empresas; 
  • a organizarem as atividades diárias; 
  • a se comunicarem entre si; 
  • a fazer o armazenamento seguro de documentos e arquivos em nuvem; 
  • e até mesmo a fazer a gestão de documentos dentro das organizações.

A tecnologia está ao seu lado! Basta decidir qual é o problema que você precisa resolver que, com certeza, você vai encontrar alguma ferramenta que pode te ajudar.

Para deixar esse caminho ainda mais fácil para você, decidimos reunir as principais ferramentas do mercado que todo profissional precisa conhecer!

Nesta lista, você vai encontrar as seguintes categorias:

A. Ferramentas que facilitam a comunicação
B. Ferramentas para armazenamento em nuvem
C. Ferramentas para organização e gestão de tarefas
D. Ferramentas para gestão de documentos
E. Ferramentas de CRM

Vamos apresentar 11 ferramentas, divididas em cada uma dessas categorias.

E aí, vamos descobrir como transformar os seus dias de trabalho?

Homem ao mar: 11 ferramentas que todo profissional deve conhecer para desafogar a rotina de trabalho

Antes de você conhecer cada uma das ferramentas, é essencial que entenda a importância disso para o dia a dia.

O que queremos aqui é mostrar um dos caminhos mais eficazes para desafogar a rotina de trabalho, tornando esse dia a dia muito mais saudável e com tempo suficiente para realizar mais do que as atividades operacionais.

Imagine que a empresa é um navio e você caiu deste navio e está se afogando em meio a tarefas que não consegue dar conta. Quem te empurrou desse barco foram os processos de comunicação errados, os erros de armazenamento de arquivos e documentos, erros de gestão de atividades, entre outros.

A bóia que vai te salvar são essas ferramentas! Vamos conhecê-las?

Ferramentas para a comunicação

Em nosso dia a dia, como equipe, precisamos nos comunicar uns com os outros e às vezes, até mesmo com outras áreas da empresa. Por isso, buscar ferramentas de comunicação eficazes é uma tarefa muito importante. Afinal, sem comunicação interna, as chances do trabalho dar errado são grandes!

01. Slack

O Slack é uma ferramenta que possui versão gratuita e paga e atua como um chat entre os times da empresa.

Desenvolvida pela Slack Technologies, essa ferramenta atua com recursos que incluem salas de bate-papo organizadas por tópicos, grupos privados e mensagens diretas.

É ideal para troca de informações rápidas, recados e compartilhamento de informações com o time.

O Slack possui integração com outras ferramentas que vamos citar aqui, como o Asana e o Google Drive.

02. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma ferramenta que auxilia na comunicação textual e visual entre os colaboradores. Com a possibilidade de criação de times de trabalho, a plataforma auxilia a comunicação entre as equipes, através de mensagens de texto, ligações por voz, videoconferências individuais ou em grupo.

Também é importante saber que o Teams possui integração com outra ferramenta que falaremos na sequência, que é o Trello.

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03. Google Meet

Antigo Google Hangouts, o Meet é a atual plataforma de videoconferência e reuniões online do Google. Prática e fácil de utilizar, essa ferramenta é uma das melhores para quem faz uso do e-mail corporativo vinculado ao Gmail, visto que a integração da ferramenta com outras plataformas Google são bastante eficientes. 

04. Zoom

Com um crescimento surpreendente nos últimos tempos, devido a grande necessidade da realização de videoconferências, o Zoom surge como uma ferramenta que combina videoconferência, reuniões online, bate-papo e colaboração móvel.

Já falamos um pouco sobre como a comunicação é importante dentro das empresas, ainda mais em tempos de crise! Leia mais >

Ferramentas de armazenamento

Os tempos em que arquivos físicos eram utilizados pelas empresas para a organização de documentos já acabou. Hoje, o armazenamento de todas as informações está na nuvem.

05. Google Drive

Uma das principais ferramentas do mercado quando falamos em armazenamento em nuvem, o Google Drive é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos que foi lançado pela Google em 2012.

O interessante do Google Drive é que ele possui outras aplicações incríveis, como o Google Docs, onde você pode gerar documentos de texto, o Google Sheets, para planilhas, entre diversos outras facilidades para o dia a dia das empresas

06. One Drive

Um dos concorrentes neste caso é a Microsoft. Com o seu próprio software de armazenamento, possui praticamente as mesmas definições do Google Drive, inclusive as aplicações extras, como bloco de notas, editor de texto online (Word Online), etc.

Ferramentas para organização e gestão de tarefas

Um dos principais problemas do dia a dia de todo profissional é conseguir fazer a gestão das tarefas de uma forma realmente eficaz, sem que os dias sejam exaustivos. Essa falta de organização pode prejudicar e muito a produtividade! Por isso, trouxemos dois aplicativos que estão fazendo muito sucesso na gestão das atividades.

07. Asana

O Asana é uma ferramenta de gestão de atividades colaborativa, em que você e sua equipe podem criar projetos, atividades, fluxos, tudo com prazos e responsáveis definidos.

Tanto a criação das atividades dentro da plataforma, quanto a gestão dos prazos e dos responsáveis, é feita de forma bastante intuitiva e prática.

08. Trello

Se você organiza as suas atividades com post-its, vai gostar da organização visual que o Trello possui.

Essa ferramenta funciona basicamente como uma lista de tarefas, onde é possível fazer o gerenciamento de projetos em listas, de uma forma extremamente versátil e que pode ser ajustada facilmente.

Ferramentas para gestão de documentos

Outro grande problema das organizações é a gestão de documentos. Contratos, boletos, notas fiscais… Tudo precisa ser armazenado de forma segura. Mas você não precisa fazer isso manualmente.

09. NFX

Fazer a gestão da documentação da empresa está na lista daquelas tarefas complexas, que exigem atenção, tomam um grande tempo do colaborador responsável por ela e não trazem um resultado efetivo para a empresa, não é mesmo?

É necessário, é uma obrigação. Por isso, é essencial pensar em como facilitar esse tipo de trabalho.

Com o NFX é possível. Essa é uma das ferramentas que automatiza todo o trabalho burocrático que envolve a gestão de documentos, já que acaba sendo o responsável por coletar, agrupar e indexar os documentos da empresa.

E ainda pode ser integrado a um sistema ERP.

Leia mais sobre como a automatização de tarefas repetitivas pode ser benéfico para o negócio >

Ferramentas de CRM

Se o assunto é automatizar, então que tal automatizar a sua relação com o cliente?

As ferramentas de CRM, ou de Gestão de Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management), servem exatamente para isso: aplicação de estratégias automatizadas e com foco no cliente da empresa. Confira as principais ferramentas do mercado para esse segmento:

10. Pipedrive

A ferramenta já atende mais de 50 mil empresas em todo o mundo e possui foco em auxiliar as equipes de vendas. A ideia do Pipedrive é fazer o gerenciamento das vendas que estão sendo realizadas pelo time responsável.

11. Hubspot

Uma das maiores empresas do mundo quando o assunto é inbound marketing, a Hubspot oferece uma plataforma de CRM gratuita para as empresas e permite, inclusive, que você possa ter um plugin no Gmail ou Hotmail (Outlook), para acompanhar informações em tempo real.

E aí, gostou do conteúdo?

O que você achou das ferramentas? Já faz uso de alguma? Descobriu alguma ferramenta que nunca tinha ouvido falar? Compartilhe com a gente, deixe o seu comentário com a sua opinião.

Esperamos que o artigo tenha sido útil e que você consiga desafogar a sua rotina. Continue acompanhando o nosso blog para mais conteúdos como esse e com dicas para uma gestão eficaz da empresa.

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