Descarte de documentos

Descarte de documentos: posso jogar fora o que foi digitalizado?

Utilizar a tecnologia para a digitalização de documentos pode ser uma das atitudes mais libertadoras para as empresas. O armazenamento físico é dispensado, os documentos ficam muito mais fáceis de serem encontrados e as vantagens não param por aí! Mas é importante prestar atenção em alguns pontos essenciais antes de descartar os documentos físicos.

Todos sabem que as organizações precisam lidar diariamente com os mais variados tipos de documentos, como notas fiscais, contratos, boletos, livros fiscais, entre outros.

Hoje em dia, muitos documentos já nascem de forma digital. Isso facilita muito a organização e a vida dos colaboradores que precisam mexer com essa “papelada digital” no dia a dia.

Porém, sabemos que até pouco tempo atrás não era assim.  Antes de toda a tecnologia que convivemos hoje tomar conta da nossa vida pessoal e profissional, as documentações das empresas eram impressas e guardadas em arquivos.

Algo que trazia diversos problemas para os empreendimentos, que tinham custos com impressão, com a compra de cabines de arquivo e que ocupavam salas gigantes dentro das empresas. Mas não só isso: o trabalho de gestão da documentação era uma atividade que precisava de muito tempo.

Hoje você pode encontrar um documento com um clique.

Antes desse avanço tecnológico, gastavam-se horas procurando um documento. Ou seja, um dia de trabalho a menos, menos tempo para outras atividades e por aí vai.

Mas ok, ultrapassamos a fase dos documentos impressos. E agora?

A grande dúvida de quem faz a gestão de documentos é: já digitalizei todos os documentos antigos para manter no histórico da empresa. Agora posso jogá-los fora?

Calma! Talvez seja bom você entender quais são as medidas que você precisa tomar para não acabar jogando algo importante no lixo.

Importante: o que diz a lei?

Antes de sair por aí jogando todos aqueles arquivos de documentos fora, é importante que você saiba que existem leis e decretos que tratam sobre isso.

Isso porque existem documentos que devem ser guardados por diversos anos pelas empresas, o que implica que eles sejam originais.

Apenas uma cópia digitalizada simples dos documentos pode não ser o suficiente caso a empresa necessite deles em algum momento.

Pense no seguinte exemplo: você vai viajar para o exterior e decide tirar uma foto do seu passaporte para apresentar no momento do embarque ao invés do documento original. COM CERTEZA você será barrado e não conseguirá viajar.

Parece absurdo? Mas é exatamente o mesmo processo com os documentos da empresa. 

A questão é que de acordo com o art. 3º da Lei nº 12.682/2012

“O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.”.

O que isso quer dizer?

Quer dizer que assim como uma foto do seu passaporte não terá valor jurídico, uma digitalização simples também não fará com que os documentos da sua empresa sejam válidos. É necessário empregar um certificado digital neste tipo de documentação.

Pode parecer burocrático, mas a verdade é que essa lei garante que os documentos estejam protegidos de fraudes, já que as manipulações digitais são bastante comuns nos dias atuais.

Mas então como funciona o processo de digitalização de documentos?

A questão é que os documentos digitais só terão validade jurídica, assim como os seus originais, se obtiverem o certificado digital, conforme já mencionamos anteriormente.

Essa certificação está passando por um processo de simplificação e hoje diversas instituições já podem emitir, até mesmo o Serasa, que conta inclusive com um blog sobre temáticas que envolvem a certificação digital para ajudar quem precisa começar digitalizar documentos. 

Atualmente, é muito comum que as empresas trabalhem com a geração de Notas Fiscais Eletrônicas, por exemplo. É exatamente o mesmo processo, já que essas notas precisam também contar com a certificação digital.

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Ou seja, para que você se livre dos arquivos e passe a trabalhar com documentos digitalizados, é essencial entender mais a fundo sobre como funciona essa certificação e quais são os passos para a geração delas. 

É importante ter cuidado!

Existem documentos essenciais para todas as empresas e que possuem períodos de prescrição que variam entre cada tipo de documento. Caso você tenha dúvidas, procure manter essa documentação guardada pelo tempo determinado para evitar problemas.

Existe uma exceção: a microfilmagem

A microfilmagem é uma técnica antiga que consiste em uma “foto” do documento original, gravando uma miniatura do documento em um microfilme.

Ela é tida como uma técnica extremamente segura para as empresas que precisam guardar diversos documentos. Mas é necessário um bom investimento para que seja possível transformar seus documentos em microfilmes, além das burocracias que garantem ainda mais a segurança dos dados da empresa.

Atualizações recentes

Em março de 2020, o Presidente da República assinou o Decreto 10.278/2020, que estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados.

Esse decreto trata exatamente sobre os documentos impressos que as empresas ou até mesmo pessoas jurídicas, queiram transformar em digitais sem perder a validade jurídica.

Por isso, é essencial prestar atenção em cada detalhe descrito no decreto, pois é uma atualização bastante importante para as instituições privadas, públicas e  para a população de forma geral.

O art. 4º da decisão, apresenta algumas regras gerais:

Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV – a confidencialidade, quando aplicável; e

V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Percebe como ainda é necessário tomar cuidado com a digitalização? Além das regras gerais, neste decreto são colocadas os principais requisitos para que a digitalização tenha validade, para que no fim seja possível descartar os documentos originais.

Conforme apresenta o art. 9º:

Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.”

Leia o decreto na íntegra aqui! >

Ok, parece muito burocrático quando nós falamos de leis. Mas é essencial que você tenha isso em mente antes de jogar os documentos fora.

“Posso jogar fora os documentos digitalizados?”… Calma!

Conforme você pode acompanhar em nosso conteúdo, existem regras para a digitalização dos documentos. Para evitar problemas, é muito importante estar informado(a) sobre como é possível fazer isso na sua empresa.

O que você achou do conteúdo? Você já sabia sobre toda essa burocracia para descartar os documentos originais? Não? Deixe seu comentário com dúvidas, apontamentos ou qualquer outra história que deseje compartilhar.

Continue acompanhando os conteúdos do nosso blog para se manter informado sobre a gestão de arquivos e a gestão de documentos e suas evoluções.

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