5 dicas para ser mais produtivo com a Automação de Processos de Telefonia

Muitas vezes a gestão de telefonia é negligenciada pelas organizações. Nas estruturas empresariais não existe um núcleo de profissionais, um sistema de automação de processos de telefonia nem um fluxo de atividades específicos para esse gerenciamento das telecomunicações.

Ou seja, fazer a gestão de telecom é o tipo de atividade que geralmente vai ficar a cargo de outras áreas da empresa, como a de Recursos Humanos ou o setor financeiro. Ou seja, além do trabalho de rotina, já realizado por essas equipes dentro das organizações, mais um processo é inserido no dia dia.

Mas a questão é que investir nessa estrutura de gestão de telecom pode ser mais vantajoso de que você imagina.

E aqui nós não falamos necessariamente na criação de novas equipes apenas para cuidar dos processos que envolvem os serviços de telefonia. Afinal, atualmente, existem tecnologias que podem automatizar diversas tarefas, tornando o processo mais produtivo e diminuindo a geração de prejuízos.

Quando a tecnologia em gestão de telecomunicações é bem aplicada (é essencial que ela seja bem trabalhada para conquistar os resultados esperados), a empresa não conquista apenas um aumento na produtividade, mas vai muito além disso, ofertando aos profissionais as condições de conduzirem os processos de maneira muito mais assertiva!

Entenda neste conteúdo aqui como trazer a tecnologia de automação para a sua gestão de telecom!

Usando a inteligência de negócio e os recursos de um software, por exemplo, o time ganha muito mais tempo para desenvolver atividades mais estratégicas. Ou seja, a qualidade das entregas e os resultados da organização tendem a melhorar e muito.

Por isso, para que você entenda como tornar o processo de gestão de telecom muito mais eficiente, prático e estratégico, nós separamos algumas dicas que mostram o melhor caminho rumo à automação de processos de telefonia e como é possível impulsionar ainda mais a sua gestão ao investir nessa tecnologia.  

1. Planeje os processos de telefonia

Por mais que essa dica pareça óbvia, na prática não é bem assim. Muitas vezes, o planejamento de telecom é esquecido. Os profissionais partem para a ação sem antes alinhar a estratégia para alcançar os resultados desejados.

Mas, para obter sucesso na gestão de telefonia é fundamental priorizar esse primeiro passo, pensando em como será executada cada etapa do processo. Ou seja, não adianta nada fazer a contratação de um software que permita a automação dos processos se você não tiver um planejamento bem definido.

Então, acompanhe a seguir as fases elementares de um planejamento para deixar o seu trabalho ainda mais eficaz.

Resultados desejados?

É essencial definir metas viáveis e coerentes com a realidade da sua empresa e o potencial do seu time. Mantenha sempre os pés no chão para evitar o desenho de metas inalcançáveis.

Por isso, defina os resultados que espera ter ao final do processo… Sejam eles em questão de economia financeira, de tempo ou apenas de organização de toda a área de telefonia.

Atividades e tarefas de gestão de telefonia

Defina as ações necessárias para a execução da estratégia e atribua aos responsáveis. Além disso, construa um fluxo de atividades e tarefas que devem ser feitas, incluindo as sub-tarefas. Isso se chama mapeamento de processos e fluxos e consiste, basicamente, em desenhar exatamente como as atividades serão realizadas e por quem. 

Entregar os aparelhos telefônicos, recebê-los, levá-los à manutenção são algumas das tarefas que fazem parte da rotina do time de gestão de telecom. E cada uma contribui para que a estratégia seja realizada com sucesso.

Organizar o time e as atividades que são de responsabilidade de cada um, fará com que o fluxo de trabalho seja muito mais fluído e consequentemente, mais produtivo.

Prioridades e produtividade

Dentro do seu planejamento, faça, periodicamente, uma lista de prioridades e compartilhe com o time. Além disso, incentive cada profissional a fazer uma revisão diária nas suas tarefas para o dia seguinte. As pessoas mais produtivas usam esse recurso para se planejar e saber, com precisão, quais as ações devem concluir para atingir o desafio dado.

2. Prepare sua equipe para mudanças no processo

Grande parte do planejamento já permite que você prepare a sua equipe para que o novo processo de automação seja implementado pela empresa. Mas é importante deixar claro que é essencial que a organização invista numa preparação de todo o time envolvido.

Isso porque, apesar de a automação de processos de telefonia vir para facilitar o dia a dia, ainda assim ela causará mudanças na rotina de trabalho que precisam ser acompanhadas de perto para que seja realmente mais produtivo.

Investindo nessa preparação, evitam-se problemas e prejuízos com o clima organizacional.

3. Faça o controle do uso dos aparelhos e contas

Para que a execução da estratégia dê certo e os resultados sejam efetivos, é essencial que você saiba exatamente aquilo que está sendo utilizado ou não dentro da empresa. Uma boa alternativa é buscar as melhores ferramentas para controlar o uso dos aparelhos telefônicos e do consumo.

Somente dessa forma é possível garantir a otimização dos recursos e, claro, o alcance das metas estipuladas no planejamento.

Tal controle permite ao gestor compreender o perfil de consumo e identificar, com precisão, os centros de custo ofensores. Com o registro e o controle das movimentações dos aparelhos e das chamadas e contas, a empresa consolida uma gestão de telefonia consistente e transparente. Isso porque visualiza com exatidão o consumo de linhas móveis e fixas!

Aí é que entra a importância da criação de um inventário, para aumentar o controle sobre tudo aquilo que faz parte da gestão de telecom. A empresa consegue ter uma visualização muito mais fácil dos aparelhos utilizados, por quem estão sendo utilizados, o estado desses aparelhos, etc. O controle é muito mais eficaz e rápido!

4. Use um sistema de telefonia

A adoção de ferramentas online pode ajudar muito na condução, no acompanhamento e no controle das principais atividades e tarefas. Quando há a automação de processos de telefonia, a empresa ganha condições de planejar a estratégia, organizar as tarefas e atividades e centralizar, em uma única plataforma, o fluxo de processos.

Com um bom sistema de gestão de telecom, todas as informações administrativas e financeiras da empresa podem ser registradas. Desse modo, é possível garantir mais organização, aumento da produtividade, conquista de agilidade e redução de custos desnecessários.

Confira os principais benefícios que só um sistema de telefonia é capaz de garantir!

  • Perfil de consumo da empresa e de cada área/centro de custo;
  • Revisão dos planos telefônicos e contratação de serviços sob medida para o perfil de consumo;
  • Economia de gastos desnecessários com aparelhos, planos ou contas cobradas erroneamente;
  • Rateio de contas feito de forma justa;
  • Contestação muito mais prática de faturas;
  • Auditoria simplificada e altamente assertiva, aumentando a segurança sobre o processo de gestão de telefonia;
  • Controle de movimentação de aparelhos e inventário preciso.

Com tantas vantagens, não tem porque deixar a automação dos processos de telefonia para depois. Lembre-se sempre de utilizar a tecnologia a seu favor e incorporar as melhores soluções aos processos da organização.

5. Transforme a rotina de trabalho

Com as dicas dadas até aqui, quem está à frente do gerenciamento de telecom tem condições de começar um movimento de transformação na empresa.

A estratégia é fortalecida, o planejamento ganha vez e espaço, os profissionais têm ferramentas que pautam o trabalho, registram os dados e garantem que o fluxo de processos seja seguido à risca. Ou seja, conquista-se produtividade, motivação, organização, agilidade e uma visão integrada da área de telecom.

É como se houvesse uma mudança na cultura da empresa!

Todos esses ganhos impactam positivamente não apenas nos resultados da área. Muito mais do que isso: impulsionam o crescimento e elevam a performance da organização. Uma nova rotina inaugura uma nova era: de estratégia, foco e desenvolvimento.

A partir do momento em que a empresa revisa seus processos e implementa novas práticas e ferramentas, ela incorpora tecnologia em gestão de telecomunicações. Ou seja, transforma sua atuação, seu posicionamento e ganha muito mais destaque. Isso porque, além de muitas outras vantagens, a produtividade melhora muito e a qualidade das entregas do time também. 

Entendeu como não depende só da automação?

Sabemos que a automação de processos de telefonia pode ajudar muito a gestão de telecom das empresas! Mas é importante deixar claro que não é apenas isso que vai fazer com que as organizações alcancem os resultados esperados.

É necessário preparação! Portanto, explore e aplique as dicas dadas hoje e tente aplicá-las na empresa. Só assim você vai conseguir transformar as rotinas e processos do trabalho que envolve a gestão de telefonia.

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