Os 7 erros mais comuns na gestão de telecom que toda empresa deve fugir

Os 7 erros mais comuns na gestão de telecom que toda empresa deve fugir!

A gestão de telecom enfrenta um grande desafio nos dias atuais. Diante de uma realidade onde a tecnologia móvel evolui de forma exponencial! Afinal, a todo momento surgem novos modelos de smartphones, novos aplicativos são lançados, entre outras novidades. E isso acaba impactando o cenário onde antes nós lidávamos apenas com linhas fixas de telefonia.

Mas, isso não quer dizer que as tradicionais linhas fixas de telefonia foram descartadas, muito pelo contrário, elas apenas se uniram a diversas outras maneiras das empresas se comunicarem. O que, consequentemente, provocou uma mudança gigantesca no gerenciamento das notas fiscais geradas por esses serviços.

Ou seja, diante de uma realidade tão múltipla, complexa e da necessidade de gestão de gastos com telefonia e os serviços de internet, é necessário buscar o melhor caminho para gerenciar os custos com telecom.

Mas se você está lendo este texto, sabe que nem sempre implantar e consolidar processos de gestão telecom é uma tarefa simples. Muitas vezes, a força de trabalho está mal direcionada e as atividades não se enquadram em um fluxo lógico. Logo, as organizações sentem o impacto de uma administração incompleta e, especialmente, a falta que a terceirização da gestão de telefonia faz.

A vantagem é que assim como as formas de se comunicar evoluíram e continuam evoluindo, a gestão desses serviços também enfrenta o mesmo processo de evolução.

Porém, antes de você entender como as organizações podem acompanhar essas evoluções tecnológicas da gestão, é essencial saber onde o processo de gestão de telecom está errando!

A seguir, veja alguns dos erros mais comuns cometidos pelas empresas. Eles indicam a necessidade de repensar a gestão de telefonia e reestruturá-la! Então faça um checklist e tente identificar quais são os possíveis erros que o seu negócio está cometendo.

 

1. Você sabe quais são os serviços que contratou?

É essencial que as empresas saibam exatamente quais são os serviços contratados, para entenderem se é exatamente o que está sendo entregue.

Nós sabemos que uma das principais reclamações referentes às empresas de telefonia, está relacionada a não estar recebendo exatamente o serviço que foi contratado. Seja a velocidade da internet, o tamanho do pacote de dados ou até os minutos de ligações…

Portanto, é essencial que exista uma auditoria das documentações, com o intuito de visualizar se os serviços entregues estão dentro daquilo que era o combinado.

Além disso, outra questão contratual que muitas empresas acabam caindo está relacionada a renovação automática dos planos contratados. Ou seja, um looping no contrato, que faz com que muitas organizações acabem não visualizando se outras companhias telefônicas podem oferecer o mesmo serviço por um preço mais baixo.

Ou seja, o erro de não acompanhar e rever os contratos pode acabar prejudicando financeiramente o negócio.

2. Você pode estar pagando valores indevidos!

Pagar por serviços que não foram contratados é um dos erros mais comuns de empresas que não possuem um processo de gestão de telefonia bem alinhado. Sem uma terceirização desse gerenciamento de telefonia, a empresa tem uma visibilidade estreita e limitada dos custos, a não ser que tenha uma equipe focada somente nessas atividades, o que não é a realidade de muitas organizações por aí.

A frente do processo de gestão, o líder não tem condições de sempre estar buscando identificar se os serviços contratados, de fato, respondem às necessidades da organização e, especialmente, ao perfil de consumo de cada área de negócio.

Ou seja, os gestores acabam não tendo tempo de revisitar os contratos, atividade primordial para a gestão da telefonia, muito menos de fazer um controle de faturas para saber se os valores estão sendo cobrados corretamente.

Então, o que acontece é que diante da falta de um controle coerente sobre as necessidades e os gastos com telefonia e com uma visão parcial e, muitas vezes, distorcida do perfil de consumo de suas linhas móveis e fixas, as empresas assumem os valores impostos pelas operadoras, quitando-os e arcando com um prejuízo incalculável. 

Tudo isso pela ausência de uma ferramenta de gestão telecom.

Somente com um outsourcing de telefonia a empresa ganha condições de fazer a identificação, análise e organização de todas as faturas e contratos de telefonia fixa, móvel e de todos os pagamentos feitos para os fornecedores de telecomunicações. Dessa forma, é possível identificar e recuperar os valores pagos indevidamente para as operadoras.

Mas calma, ao final do conteúdo nós falaremos mais um pouco sobre a solução dos seus problemas com a gestão de telecom!

3. Linhas sem uso?

Diante de reestruturação de equipes ou mudanças de setor, algumas linhas telefônicas podem continuar ativas. Estando os aparelhos desligados ou não.

E, nesse segundo caso, quando alguém liga, o telefone toca insistentemente. No entanto, não haverá qualquer tipo de resposta para quem está do outro lado da linha. A cena é clássica e mais do que frequente para as grandes empresas, não é mesmo? Mas não deveria.

Com a falta de controle sobre linhas inativas, a empresa pode acumular prejuízos financeiros consideráveis. Além disso, a linha ociosa pode atrapalhar (e muito!) o desenvolvimento dos trabalhos da equipe.

Portanto, é necessário fazer uma identificação constante das linhas sem utilização para garantir uma gestão adequada. Afinal, não tem porque continuar pagando por um serviço que não está sendo utilizado, certo? Ou deixar uma linha desocupada enquanto outro setor da empresa está precisando…

Ou seja, elas podem ser canceladas ou reutilizadas em novas demandas dos setores. Isso garante a redução de custos e, também, o atendimento das necessidades da organização.

Um dos benefícios da gestão eficiente de gastos com telefonia  é realizar na Gestão e Auditoria das Faturas. Esse tipo de serviço contempla a análise, o cadastro, o monitoramento, a gestão do workflow e a auditoria mensal de todas as faturas de telefonia fixa, móvel e dados.

4. Falta de atualização de inventários 

Se o inventário de telecom ainda é feito manualmente na organização e controlado em planilhas, muito possivelmente as informações estão constantemente desatualizadas e as linhas são atreladas a centros de custos incorretos. Isso porque sem a automatização da gestão telecom fica muito difícil ter um controle preciso de todas as movimentações.

Isso quando as empresas não criam um inventário de telecom… o que pode tornar o trabalho ainda mais desorganizado. Muitas empresas não sabem quantos aparelhos estão sendo utilizados, se existem aparelhos ou linhas disponíveis para novos colaboradores e nem mesmo qual a condição física desses dispositivos…

Ou seja, a falta de controle no processo de inventário pode gerar a compra desnecessária de dispositivos. Isso impacta em custos mensais adicionais, fazendo com que a empresa acumule prejuízos.

Quando o gestor prioriza o controle de inventário na gestão de telecom, também fica mais fácil identificar os aparelhos compatíveis com o uso de cada usuário. Essa ação é capaz de aumentar a produtividade do time, por exemplo.

Com a adoção de um sistema de gestão de telefonia,  cria-se um um inventário completo de todos os ativos relacionados à telecom da empresa. Dessa forma, garante-se o controle de todos os recursos e também a percepção real dos custos envolvidos nesse setor.

5. Falta de gestão eletrônica de faturas

Quando a empresa faz um controle manual das faturas, é quase impossível identificar e classificar as ligações de trabalho ou pessoais. Desse modo, apontar quem fez as chamadas e cobrar essas pessoas também não é tarefa simples.

E claro, o controle manual das faturas também colabora para a dificuldade das empresas em identificar os valores errados cobrados pelas companhias telefônicas!

Somente com a gestão eletrônica de faturas é possível fazer tudo isso de modo automático e transparente. Cada colaborador sabe exatamente quanto vai pagar. Nada mais justo, não é mesmo?

Além disso, identificar o gasto de cada área da organização com despesas de telecom também se torna possível com um bom outsourcing de telefonia. Dessa forma, a conta é dividida pelos centros de custos de cada setor. Muito mais transparente!

6. Deixar passar a data de vencimento das faturas

Esse erro é ocasionado, geralmente, pelo erro anterior. Quando o controle de faturas é feito de forma manual, diversos pontos podem acabar passando despercebidos. Como é o caso das cobranças indevidas.

Mas, além disso é importante pensar em como o processo de organização acaba ficando defasado. Diversas organizações acabam deixando faturas vencerem por esquecimento da equipe ou por simplesmente a fatura ter passado despercebida.

7. Não fazer uma gestão de telecom integrada

Quando a empresa mantém controles de custos e de inventário em planilhas, muito possivelmente ela se depara, com frequência, com discrepâncias na administração de cada contrato. Isso é falta de integração… seja com um ERP ou até mesmo entre a equipe.

Somente por meio de uma gestão integrada, ou seja, com o uso de um único sistema, é possível manter processos padronizados para todos os serviços de telecom (telefonia fixa, móvel e serviço de dados). Assim, a empresa garante uma performance superior na gestão da área, já que ganha escala de atendimento, melhora os custos sistêmicos, operacionais e padroniza o gerenciamento de telecom.

Conseguiu verificar onde você pode estar errando?

Agora que você conseguiu visualizar melhor quais são os erros mais comuns da gestão de telecom, consegue entender onde a sua empresa pode estar pecando? Então chegou o momento de entender que para todos esses erros existe uma solução.

Gestão de telefonia automatizada e estratégica

Com o avanço da tecnologia, como mencionamos no início, e o aumento constante do uso de dispositivos móveis como smartphones e tablets, é preciso que as organizações priorizem a construção de uma estratégia interna de gestão telecom e que esteja de acordo com essa evolução. 

Caso contrário, erros como esses citados serão frequentes e levarão a empresa a acumular prejuízos por conta de um controle ineficiente de gastos com telefonia.

A partir do momento que o gestor investe na contratação de um parceiro que realize o outsourcing de telefonia,  ele garante a automação dos processos e evita que falhas se repitam. 

Ou seja, elimina as atividades manuais e também o retrabalho, de tal modo que as equipes responsáveis pelo gerenciamento ganham tempo para se envolver em questões mais estratégicas e aderentes ao negócio da empresa.

E hoje em dia, você pode buscar soluções automatizadas que não só garantem uma melhoria no tempo da sua equipe, mas diminuem consideravelmente a chance de que esses erros voltem a acontecer.

Busque uma ferramenta de gestão de telecom para sua organização e garanta resultados muito mais positivos. Com sistemas, processos e pessoas alinhados para gerir os recursos de telecom da companhia, você garante visibilidade e controle de custos e gestão de indicadores para tomadas de decisões.

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