Gestão de telefonia em tempos de home office

A importância de uma gestão de telefonia eficaz em tempos de home office

Muitas empresas foram pegas de surpresa com a crise atual provocada pelo Covid-19 (Coronavírus). Ao se deparar com a impossibilidade de trabalhar em seus escritórios, a principal solução do mundo todo foi adaptar o trabalho ao home office. Mas, é possível que muitos problemas surjam no dia a dia dos colaboradores, principalmente se a gestão de telefonia, que seria uma ótima solução para o momento, não estiver organizada de forma eficaz.

Sabemos que os serviços telefônicos são grandes facilitadores da comunicação entre os colaboradores dentro das organizações. Porém, para esse desafio que estamos enfrentando, é essencial que essa comunicação ocorra sem problemas para que o trabalho continue sendo realizado.

Além disso, estamos passando por momentos de cortes de gastos para muitas empresas. Ou seja, rever os custos de todos os serviços utilizados, procurando formas de economizar, é uma tarefa muito importante.

Mas, o que isso tem a ver com a gestão de telefonia? Nós responderemos para você: tudo!

Tanto para facilitar a comunicação dos profissionais que estão em home office durante esse período, como para economizar, uma gestão de telefonia eficaz e organizada traz diversos benefícios para enfrentar os desafios que estamos passando.

Quer entender melhor? Acompanhe esse conteúdo até o fim para visualizar o que você precisa fazer em relação aos seus serviços telefônicos durante este período!

Em primeiro lugar, vamos ao que interessa: o impacto econômico!

Uma das grandes preocupações dos empresários e da sociedade em geral está relacionada aos impactos econômicos que a paralisação, como medida eficaz de prevenção ao Covid-19, vai trazer aos negócios.

Em primeiro lugar, é necessário aceitar que não há outra alternativa para o momento. Como consequência é primordial pensar em como enfrentar os desafios que estão se apresentando para as empresas durante essa quarentena.

É momento de repensar as estratégias e cortar gastos! Porém, com todos os cuidados necessários!

Por isso, antes de achar que a solução é demitir pessoas para cortar despesas, vamos pensar um pouco mais a fundo em como o seu negócio pode cortar os gastos sem perder em produtividade? Afinal, as pessoas são o principal bem que a sua organização possui! Então, caso tenham outras possibilidades de cortes, é necessário levá-las em consideração.

Estamos falando aqui, especificamente sobre gestão telefônica, portanto vamos te mostrar como, ao investir em processos mais eficazes, é possível economizar nessa área e já garantir uma economia para esse período.

Entendendo os problemas da área

Os serviços de telecomunicações geralmente possuem diversos problemas de gestão. Isso porque, na maioria das empresas, não existe uma área específica que faça a gestão dos processos.

Quando falamos de problemas, acredite, estamos falando de problemas que trazem impactos financeiros que podem ser significativos para as organizações. Por mais que você não tenha percebido, eles existem! Confira alguns deles:

– Contratos desatualizados passam despercebidos;
– Cobranças indevidas (muito comuns na contratação de serviços telefônicos);
– Falta de controle de inventário de aparelhos e linhas utilizadas;
– Falta de controle nas linhas contratadas.

Esses são apenas alguns problemas que causam impacto direto no controle financeiro da empresa e que podem estar acontecendo se a gestão dos serviços telefônicos contratados não está sendo realizada de forma eficaz.

Como reduzir o impacto econômico neste caso?

Bom, você deve estar se perguntando como resolver esses problemas! A resposta é muito simples: organize a sua gestão de telefonia.

É muito comum, como já dissemos, que as organizações nem percebam que existem esses erros, que são causados por falhas em todo o processo. Seja na auditoria das notas fiscais, na conferência dos planos e linhas utilizadas, ou em qualquer etapa.

Portanto, para resolver esses problemas e economizar com a gestão de telecom, você deve rever toda a forma de trabalhar com os serviços telefônicos.

A gestão telefônica eficaz é o trunfo das empresas em home office!

Estamos passando por tempos desafiadores e que levou grande parte das empresas a começar a trabalhar com o modelo de home office. Para que o trabalho continue produtivo e as equipes consigam se comunicar entre si, é primordial que os serviços de telefonia sejam geridos de forma a evitar possíveis problemas.

Como você pode ver nos tópicos acima, a má gestão desses serviços traz inúmeros prejuízos financeiros para a empresa e ninguém quer contratar um serviço e ter prejuízo por isso, certo?! Mas, além disso, uma gestão de telecom eficaz acabou se revelando um grande benefício para este momento de crise e de quarentena.

Por que?

Os serviços de telefonia hoje, são essenciais para a comunicação de todas as pessoas dentro das organizações, certo?

Agora pense no cenário em que estamos vivendo: ninguém pode se ver presencialmente, o home office se tornou uma realidade e agora temos que desenvolver o trabalho diário de forma remota. 

Ou seja, os serviços de telefonia deixaram de apenas facilitar o cotidiano das empresas para se tornarem necessários no dia a dia!

E quem tinha uma gestão de telefonia eficaz, acabou se dando bem! Afinal, com um inventário definido, os planos todos auditados, assim com as faturas, fica muito mais fácil de entender quem irá usufruir de aparelhos mobile, planos, quais planos são ideais para cada colaborador… e por aí vai! Além de que a gestão eficaz deixa tudo blindado a possíveis erros na hora de se comunicar, como falha nos planos, cancelamentos indevidos, etc. Tudo fica sob controle!

Neste momento, torna-se primordial que essa área esteja organizada.

Como investir em processos mais eficazes e de forma rápida?

Uma das soluções mais visadas atualmente para que a gestão de telecom esteja organizada e atuando de forma eficaz é o outsourcing dos serviços. A terceirização tira a responsabilidade da empresa na gestão da área de telefonia, passa essa responsabilidade para uma empresa especialista na área e garante um processo eficaz e um aproveitamento muito melhor dos serviços utilizados. 

Pode parecer besteira buscar fazer um investimento nesse momento, mas encontrar uma solução que traga economia a curto prazo, pode ser a estratégia ideal para enfrentar as dificuldades com os cortes de gastos e também, com o gerenciamento dos meios de comunicação que estão fazendo o trabalho acontecer nesse momento.

Este é o trabalho do Conta Mínima! Caso você ainda não conheça, vamos explicar um pouco a seguir.

Por fim…

Passar por momentos de crise como o que estamos passando não é fácil! Mas, não é a hora de perder o controle do seu negócio, muito menos de se desesperar. Portanto, com home office ou não, saiba que uma das suas soluções pode ser rever toda a sua estrutura de telefonia!

Se você procura uma forma de melhorar a sua gestão dos serviços telefônicos nesse momento, além de economizar e evitar prejuízos, que tal aproveitar a consultoria do Conta Mínima? Confira abaixo em quais pontos nós podemos te auxiliar:

– Identificamos valores indevidos nas contas telefônicas;
– Auditamos as contas de telecomunicações X contratos;
– Verificação dos valores contratados e se estão de acordo com o praticado no mercado;
– Análise dos serviços utilizados e readequação do planos conforme utilização das linhas;
– Solicitamos créditos e serviços, de direito do cliente, junto à operadora;
– Mapeamos e organizamos as faturas de telecomunicações;
– Analisamos e monitoramos regularmente o inventário de telecomunicações;
– Identificamos previamente os contratos próximos do vencimento;
– Identificamos contas vencidas ou não recebidas;
– Contratamos/cancelamos com mais facilidade os serviços e recursos de telecomunicações;
– Bloqueamos/ativamos serviços e recursos de telecomunicações.

É momento de repensar a forma como você trabalha com os serviços de telecomunicações na sua empresa e planejar as melhores soluções para a comunicação entre os colaboradores que estão em home office

Caso tenha interesse em saber mais sobre a consultoria, clique aqui! >

Mas, lembre-se: este é o momento para revisar os custos técnicos da sua empresa e entender quais podem ser cortados para manter o negócio funcionando! Se o seu caso não é a gestão de telefonia, entenda quais outros serviços devem ser analisados, refaça o planejamento anual da sua empresa e busque encontrar soluções estratégicas!

No fim, tudo vai dar certo e todos vamos superar essa crise, certo?

Gostou do conteúdo? Então continue acompanhando o nosso blog, aqui estamos trazendo diversos materiais para te ajudar nesse momento, além de sempre focar em formas de transformar a sua gestão de telefonia!

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