Como a gestão de inventário pode auxiliar o controle de aparelhos da sua empresa

Como a gestão de inventário pode auxiliar o controle de aparelhos da sua empresa

Cuidar dos serviços de telefonia de uma empresa exige muitos cuidados, afinal, esse é o tipo de serviço utilizado por toda a organização. São diversas áreas, como T.I, financeiro e RH que precisam estar envolvidas e são impactadas diretamente! E se a principal questão da empresa for a economia que precisa ser gerada na gestão de telecom, é importante que o setor de TI esteja ciente disso e que existam ferramentas que possam auxiliar no controle de gastos. Por isso, buscar integrações entre as áreas que fazem essa gestão, como uma integração com software de RH (HCM), pode ser essencial para manter a gestão de telecom, dentro das empresas, bem organizada e visando um maior controle de gastos.

O setor de Tecnologia da Informação possui um papel primordial na gestão e organização de diversas questões dentro de uma empresa. E é claro que o serviço de telefonia utilizado pela organização, também passa pelo controle do TI.

É por isso que a gestão de telefonia é tão essencial para empresas que necessitam utilizar esses serviços.

Afinal, como é possível manter o controle de planos, aparelhos, contas e outras documentações, e ainda buscar estratégias que sejam econômicas para essa gestão, sem ter a mínima organização de tudo aquilo que é contratado e utilizado no cotidiano do trabalho?

Para o TI, essa falta de gestão pode gerar um caos e fazer com que a empresa acabe gastando mais com os serviços, sem precisar!

Esse é exatamente o caso do controle de aparelhos que são utilizados dentro das organizações, que também passa pelo Recursos Humanos e que se não houver uma ferramenta que auxilie a área, isso pode acabar gerando prejuízos desnecessários para a empresa.

É aí que uma gestão de telecom mais eficaz, que faça o uso de inventário de aparelhos, pode auxiliar.

Vamos entender melhor?

Gestão de telecom eficaz e a área de TI: qual a relação?

Grandes empresas, geralmente, utilizam muito os serviços de telefonia. Por exemplo: para que as equipes consigam ir a reuniões, conversar com os clientes ou viajar a trabalho, é necessário que eles estejam disponíveis e que a sede da organização consiga manter uma comunicação com esses colaboradores.

Para isso, planos são contratados e aparelhos são comprados.

Ok, mas e qual é o ponto da gestão eficaz de telefonia que pode ajudar diretamente o setor de Tecnologia da Informação?

Podemos citar vários, mas, principalmente, falamos aqui da gestão de inventário! Basta pensar na quantidade de aparelhos que as empresas precisam custear para manter a sua equipe a disposição durante todo o tempo.

Mas e caso alguém seja desligado da empresa? Como a área de Tecnologia da Informação irá conseguir organizar a questão da disponibilidade dos aparelhos que eram utilizados… E até mesmo, como a área de Recursos Humanos da empresa, consegue fazer a gestão dos aparelhos que ficarão a disposição de novos funcionários? 

Para que não acabem sendo comprados novos, gerando custos desnecessários para a empresa, já que ela já possui aparelhos disponíveis, o inventário se faz necessário.

Ou seja: uma gestão de telecom eficaz, faz com que sejam elaborados inventários que auxiliam de forma extremamente relevante o trabalho do TI, com a gestão dos serviços de telefonia, principalmente quando o foco está no controle de custos que esses serviços geram para a empresa.

Os benefícios diretos do inventário para o dia a dia do TI!

O inventário é essencial para que a gestão de telecom consiga controlar todos os materiais que estão relacionados aos serviços contratados, de telefones a modens e claro, celulares. E existem diversos benefícios que podem facilitar a vida da área de quem trabalha com Tecnologia de Informação, entenda:

1. Com um inventário, caso existam perdas por parte dos colaboradores, será possível entender se ainda existem aparelhos disponíveis ou qual era exatamente o modelo que estava com cada um;

2. Em caso de novas contratações, também é possível saber se existem aparelhos disponíveis;

3. Pode-se inserir no inventário a situação de cada um dos aparelhos, em relação a tempo de vida útil, entre outras questões físicas;

4. Aumenta o controle sobre os planos contratados para cada um dos aparelhos;

5. Organiza todo o processo da gestão de telecom!

Esses benefícios facilitam muito o trabalho do setor de TI, que precisa encontrar essas informações com facilidade para, consequentemente, gerar economia para a empresa e evitar erros!

É possível deixar tudo isso ainda mais fácil?

SIM! É possível ainda, fazer com que a utilização de um inventário de gestão dos aparelhos e serviços de telecom torne a vida da equipe de TI ainda mais fácil! Como? Automatizando o processo.

Hoje em dia existem softwares de gestão de telecom que tornam o processo de elaboração do inventário muito mais automatizado e fácil, deixando desde a própria gestão do inventário como a consulta a ele, muito mais simples e intuitiva!

E como funcionaria uma integração com software de RH?

Se você não entendeu quando mencionamos, logo no início desse texto, sobre a integração com um software de RH, agora conseguiu visualizar?

Já imaginou se um software de gestão de telecom conseguisse mandar notificações para um software de RH sobre as mudanças no inventário que afetam o setor?

Por exemplo: um novo funcionário foi contratado e precisa de um aparelho telefônico. Neste caso, o setor de Tecnologia da Informação ficou responsável por arrumar esse aparelho! E agora?

A integração facilitaria o conhecimento do RH sobre o assunto, que ainda auxiliaria a área de TI! Se o funcionário conseguir visualizar de uma forma mais fácil quais são os aparelhos disponíveis, isso economizaria tempo, faria com que ele não cometesse o erro de fazer a empresa custear por um aparelho que não é necessário, proporcionando uma redução de gastos para a organização!

Entendeu como pode ser benéfico investir nessa tecnologia?

O investimento na gestão de telecom é primordial para qualquer empresa que faça uso de serviços de telefonia. Mas, investir em tecnologia para automatizar processos e reduzir custos causados pela falta de organização é uma grande oportunidade!

Se você tem interesse em entender como um software de gestão de telecom integrado a um software de RH pode ajudar, clique aqui para acessar um Infográfico Gratuito e exclusivo sobre esse tema!

E aí, gostou do conteúdo? Conseguiu entender a importância da gestão de telecom estar integrada ao TI? Esperamos que sim!

E mais, ele também é benéfico para outras áreas que acabam tendo contato com a gestão de telecom, como a área de RH, que citamos algumas vezes no texto!

Ou seja, toda a empresa sai ganhando!

Se você achou este conteúdo interessante, compartilhe com as pessoas da sua empresa e deixe a sua opinião aqui nos comentários! Queremos entender o que você achou de mais interessante em trazer essa integração com software de RH para a rotina de trabalho.

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