Gastos com telefonia: 5 boas razões para fazer auditoria das contas

Dentre tantos processos e atividades pode até ser que a gestão de telefonia seja relegada ao segundo plano. Isso porque, no contexto da organização, muitas outras atividades parecem ser mais relevantes do que gerenciar os equipamentos, processos e os gastos com telefonia.

É justamente aí que mora a oportunidade: com um outsourcing de telefonia, a auditoria das contas telefônicas se torna muito mais simples e descomplicada. Desse modo, os profissionais envolvidos na gestão de telecom passam a priorizá-la, o que pode trazer ganhos para a organização.

Estima-se que os erros nas faturas podem representar até 8% do total dos gastos com telefonia. Ou seja, uma despesa desnecessária cujo valor pode ser investido em outros projetos. Mas, para isso, fazer uma gestão de telefonia adequada, com uma auditoria qualificada, é fundamental.

Sempre que inconsistências são identificadas, a empresa pode auditar e contestar os valores junto à sua operadora no prazo de três anos. Neste caso, a empresa tem o direito de receber a devolução do dobro do valor cobrado indevidamente.

Com a automação da gestão de telefonia, é possível ter o controle sobre todos os processos da área aumentando muito os ganhos e, também, o desempenho dos times financeiros e de tecnologia da informação.

Confira, a seguir, bons motivos para apostar na auditoria de contas telefônicas e melhorar muito os resultados da área.

#1  Fiscalizar o contrato das empresas de telecom

Quando a auditoria de telecom não é feita, a gestão de telefonia baseia-se somente no acompanhamento do custo da fatura. Dessa forma, o cliente dificilmente visualiza outros aspectos importantes implícitos nas contas.

Isso porque com o controle manual, se o custo se mantém estável, dificilmente a auditoria é feita. Na maioria das vezes, é solicitada somente quando há uma distorção significativa nas contas.

Desse modo, a empresa fica sem parâmetros para fiscalizar o contrato com as operadoras de telecom. Como a tarifação dos serviços no Brasil é complexa, muitas cobranças indevidas ocorrem sem que os profissionais  identifiquem isso manualmente.

Somente uma auditoria especializada pode revelar possíveis erros na prestação e na cobrança dos serviços de telecom. Mais controle, transparência, com redução de custos com telefonia.

#2 Descobrir linhas inativas

Especialmente em organizações maiores fazer o controle das linhas e ramais é uma tarefa complexa. Ainda assim, na maioria das vezes relegada ao segundo plano porque muitas outras são mais estratégicas.

Neste cenário, com as equipes do financeiro e de TI envolvidas em outras questões, como fazer o controle de inventário e identificar as linhas inativas para redistribuí-las?

Se na prática do dia a dia é difícil, a auditoria pode ser a melhor solução. Ela fornece um mapeamento completo do uso das linhas telefônicas e indica com precisão aquelas que estão inativas.

Assim, a organização pode gerenciar melhor seus recursos, atendendo a demandas já identificadas e valorizando linhas antes ociosas ou subutilizadas.

#3 Analisar contas antigas para contestar débitos

Se o controle das despesas atuais com telefonia já é complexo, imagine fazer levantamentos manuais para contestar valores indevidos. É uma missão impossível, sem um outsourcing de telefonia.

Com a automatização da gestão de telecom e da auditoria das contas, identificar, contestar e reaver cobranças indevidas é mais simples do que você imagina.

Afinal, as informações já estão centralizadas e acessíveis na plataforma. Logo, o desafio é analisá-las criteriosamente, em busca de possíveis erros e incompatibilidades. Na sequência, averiguar cada indício de irregularidade.

Tudo isso para ter muito mais controle sobre os processos em uma auditoria eficiente, que faz uso inteligente da tecnologia.

#4 Gerenciar o tempo e a produtividade

No contexto de qualquer organização, o valor da hora de trabalho é o que mais encarece as despesas e compromete o fluxo de caixa. Por isso a produtividade  do time diz muito sobre o desempenho e os resultados da empresa.

Quando os colaboradores aplicam a sua força de trabalho para uma única tarefa a empresa perde muito, em vários aspectos. Da motivação do profissional, que se sente entediado com tarefas repetitivas, até a aplicação do seu tempo que poderia ser destinado para execução de outras tarefas.

A auditoria das contas telefônicas traz duas contribuições importantes:

  1. Libera o tempo dos profissionais, antes envolvidos na tarefas de gestão telecom feitas manualmente, para que eles possam focar em outras atividades.
  2. Revela quais profissionais têm tido um consumo mais alto de serviços telefônicos e o tempo que dedicaram às chamadas recebidas ou realizadas.

Assim, o gestor sabe exatamente como o tempo de cada profissional vem sendo aplicado quanto ao uso dos serviços de telefonia e, de quebra, libera os times do financeiro e de TI para se dedicarem a outras questões mais estratégicas do que a gestão de contas telefônicas.

#5 Comparar gastos com telefonia entre centros de custo

Quando o controle de despesas com telefonia é feito de forma manual, o gestor pode ter a visão do todo, mas dificilmente saberá o quanto cada

departamento gasta com telecom. E esse é um dos primeiros passos para a redução de gastos com telefonia: saber precisamente o consumo de cada área.

Sabendo precisamente as despesas de cada departamento também é possível limitar o uso da telefonia, se necessário, e mais: adequar o perfil de consumo de cada área. Assim, a empresa contrata os serviços que, de fato, são usados e aderentes ao seu negócio. Tudo o que é excesso deixa de fazer parte do contrato com a operadora.

Auditoria de telecom eleva desempenho da organização

Com a auditoria das contas telefônicas, o gestor passa a ter uma visão muito mais ampla de como os recursos têm sido empregados na rotina da empresa. Desde o uso dos serviços de telefonia até a produtividade do time: é possível ter uma noção muito mais precisa sobre aspectos que revelam o desempenho da equipe e da organização. Em suma, é um caminho que leva a um controle maior, impactando, inclusive, na sustentabilidade financeira.

Para conhecer a série de vantagens de um outsourcing de telefonia e das auditorias de telecom, conte com um fornecedor expert no assunto, como o Conta Mínima. Quando a gestão de telefonia, a empresa eleva seu desempenho para um novo patamar. Mude e experimente!

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