Gestão de telefonia: muito além da redução de custos

Quando o assunto é gestão telecom (Telecom Expense Management), normalmente o que vem à sua mente é a contenção de despesas por meio da contestação de faturas. De fato, esse é o caminho mais óbvio para a redução de custos com a telefonia. 

Claro que isso não está errado!

Afinal, você sabe que os erros nas faturas de telefonia e as cobranças indevidas são comuns e podem representar um percentual significativo do total dos gastos com o serviço. Ou seja, uma despesa desnecessária que pode ser recuperada e investida em outros projetos.

Considerando que a contestação de faturas é apenas um dos canais para reduzir gastos com telefonia, você pode deve considerar que a gestão em planilhas é insuficiente. Especialmente porque a gestão de telefonia traz muitas outras possibilidades, além do gerenciamento de faturas.

Já pensou na produtividade dos times de Gestão de Pessoas, de Finanças e de Tecnologia da Informação (TI)?

Todos eles são impactados quando:

– um novo funcionário é recebido e precisa ter uma linha de telefone disponível para trabalhar, por exemplo, no comercial;
– as despesas com telecom abocanham um alto percentual das saídas de caixa mensalmente;
– as planilhas para gerenciamento são usadas por mais de um setor, o que dificulta a integração de dados e a resolução de problemas de perda de informação.

E quem é que resolve cada um desses desafios? Os problemas são remediados, ora por um, ora por outro setor. Por isso você precisa saber que, ao investir em uma solução tecnológica de telecom, a empresa ganha acesso a uma série de funcionalidades que permitem às equipes serem mais produtivas, porque fazem um gerenciamento inteligente.

Mas, na gestão de telefonia, há outros caminhos possíveis que também levam ao controle rigoroso e preciso de gastos com telecom. Conheça, a seguir, quatro funcionalidades estratégicas que transformam o gerenciamento de tudo o que for relacionado à telecom.

 

#1. Identificação de linhas inativas e máximo aproveitamento

Com a automação da gestão telecom, a empresa ganha uma visão completa dos aparelhos e das linhas em uso. Desta forma, fica mais fácil identificar aquelas que estão inativas e remanejá-las para outro funcionário. Se for mais interessante, é possível, inclusive, solicitar o cancelamento das linhas.

De todo modo, a empresa gerencia os custos com telefonia de modo mais inteligente – seja ao usar um recurso subutilizado, seja ao reduzir uma despesa desnecessária.

 

#2. Redistribuição de dispositivos mobile

Quantas vezes um aparelho celular dado como perdido já reapareceu? Ou, então, quantos não inventariados apareceram de repente, em uma gaveta ou em uma caixa de arquivo? Pois é, essas cenas se repetem com frequência nas organizações.

Isso porque na maioria delas não há uma gestão de telefonia automatizada e centralizada. Sem uma plataforma de gerenciamento, as informações ficam dispersas. Quando feitos, os registros das movimentações de aparelhos não seguem um padrão, não são compartilhados ou trazem dados insuficientes.

Ou seja, é impossível fazer uma gestão de uso adequada!

Somente com um outsourcing de telefonia a organização garante um gerenciamento detalhado, com informações precisas. Assim, o gestor faz a redistribuição de dispositivos mobile relacionando os recursos disponíveis às demandas do time.

 

#3. Assistência técnica descomplicada

Sempre que um aparelho apresenta defeito a dor de cabeça costuma ser grande. É preciso cotar o conserto, aguardar o orçamento e aprovar a execução do serviço. Como nem sempre a solução é simples e rápida, o funcionário tende a ficar alguns dias sem o aparelho. Quando a empresa investe em gestão telecom ela evita todos esses desgastes.

O parceiro de outsourcing em telefonia também provê o serviço de assistência técnica. Como já existe um contrato estabelecido, tudo tende a ser mais rápido, simples e descomplicado. Além disso, todos os gastos com telefonia, dos planos ao conserto de aparelhos, são unificados em um só contrato. Mais prático e fácil de gerenciar impossível!

 

#4. Produtividade em alta

Pode parecer que não, mas o processo de gestão telefônica é altamente exigente. São planos, faturas, dispositivos e muitos outros detalhes que requerem análise, acompanhamento, controle e muita organização.

Com uma gestão da telefonia automatizada você consegue poupar tempo no gerenciamento e, especialmente, na hora de enquadrar todas as contas no final do mês.

Desse modo, o processo de gestão da empresa fica bem mais eficiente. E as equipes de TI, finanças e RH podem se dedicar para tarefas mais estratégicas.

 

#Explorando novas possibilidades, além da contestação de faturas

Para garantir a redução de custos com telefonia, é possível se apropriar de várias ferramentas estratégicas, oferecidas dentro da estrutura do outsourcing de telecom. O universo de possibilidades, que trazem muitos benefícios para as organizações, é imenso. Com o uso dessas alternativas, você pode simplificar a gestão de telefonia e, especialmente, fazer um uso mais inteligente dos recursos.

Ao pensar em como conquistar essas melhorias, é fundamental ter em mente que a busca por um parceiro especialista no assunto, como o Conta Mínima, faz toda a diferença.

Somente quem domina o processo e as funcionalidades, além de oferecer o melhor outsourcing de tecnologia, pode ajudá-lo na caminhada rumo à redução de custos com telefonia. Tudo isso para que esses ganhos estejam além da mera conferência de faturas. Então, escolha ir além!

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