Rateio de custos de telefonia: o que é, qual a importância e como fazer de forma eficaz?

Se você faz o mínimo da gestão de telecom dentro da empresa, deve saber que são muitas as dificuldades em ter um controle efetivo dos serviços telefônicos.

  1. Prejuízos por contas cobradas erroneamente;
  2. Falta de controle de inventário;
  3. Planos desatualizados…

E o pior de tudo, diante dessa situação, é que muitas empresas acabam deixando esses erros passarem…

Isso acontece por diversas razões. Uma dessas razões envolve a dificuldade em realizar o rateio das despesas telefônicas.

O rateio de custos é essencial para todas as empresas, mas antes de mais nada, é igualmente importante entender o que é o rateio de custos e como é importante realizar esse rateio para os serviços de telecom.

E aí, quer entender como isso pode te auxiliar em uma gestão de telecom mais eficaz? Nós já adiantamos: se você está procurando reduzir seus custos, o rateio é uma parte essencial desse processo.

Venha com a gente!

Gestores realmente estratégicos precisam entender a importância do rateio de custos

Antes de entrarmos especificamente na área de gerenciamento dos serviços telefônicos, vamos entender um pouco melhor o que é o rateio de custos?

Pode ser que nessa correria de gerir um negócio ou comandar uma determinada área, você não tenha se atentado aos detalhes do rateio de custos e sobre o conceito dele. E é só entendendo exatamente o que ele significa que você vai conseguir utilizá-lo de forma realmente estratégica.

Então, o que é o Rateio de Custos?

De um maneira geral, o rateio de custos é uma forma de separar os custos de uma empresa. Mas, não se engane: rateio de custos é muito mais do que sair por aí dividindo as contas e classificar os custos.

Ao realizar o controle financeiro de qualquer área dentro de uma empresa, você vai entender que existe uma diferença entre plano de contas e rateio de custos.

  • O plano de contas é o responsável por classificar os custos das áreas dentro das empresas: ou seja, é com o plano de contas que você vai descrever cada gasto (aluguel, contas, etc);
  • Já o rateio de custos é diferente: considerada como uma forma justa de entender como cada custo está impactando o financeiro, o rateio de custos faz uma divisão proporcional dos custos.

As empresas geralmente contam com custos diretos e indiretos, onde alguns precisam de mais recursos do que os outros… Ou seja, não basta dividir igualmente os seus recursos em todos os seus gastos, é necessário entender quais precisam mais.

E é por isso que o rateio de custos pode tornar a área mais estratégica. Entende?

Por quê ratear os custos?

Bom, já deve ter ficado claro quais são as razões para fazer o rateio, não?

Basicamente, ele serve para conseguir gastar de forma estratégia e ser justo na divisão de recursos. O que em algumas áreas, pode gerar uma economia, como é o caso da gestão de telecom, que vamos falar na sequência!

Mas antes, para entender mais profundamente:

  • Estrategicamente falando, ao fazer o rateio de custos você consegue fazer uma distribuição de recursos muito mais precisa. Por exemplo: uma das suas áreas está gastando muito, mas ela precisa de recursos para se manter, ou seja, ela vai precisar de mais recursos do que as outras para dar mais resultados…

Entende? Isso já leva para o segundo ponto de importância…

  • Isso é ser justo na divisão de recursos, pois assim você entende de uma vez por todas que não basta apenas fazer uma divisão igualitária de recursos para todas as áreas. É necessário entender quais são as áreas que precisam mais e que consequentemente terão mais resultados.

Acredito que agora tenha ficado claro, não é? Sabemos que você com certeza já tem uma visão sobre o que é o rateio de custos, mas é essencial sempre relembrar para continuar a enxergá-lo como uma ferramenta essencial para a gestão estratégica, ok?

Agora, vamos entender como isso aplica na gestão de telecom?

O rateio de custos de telefonia

Agora que você reforçou a sua visão sobre o rateio de custos, vamos seguir mais adiante.

Apesar de ser sempre uma área que é deixada de lado dentro das empresas, os cuidados com os serviços de telefonia SÃO ESSENCIAIS para qualquer empresa.

Isso porque eles têm um impacto agressivo sobre as despesas das organizações e isso pode ser reduzido, já que existem diversos erros na gestão da área que provocam prejuízos financeiros desnecessários.

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É exatamente por isso que controlar de perto as despesas de telefonia é importante.

Ou seja, o rateio de custos se faz essencial para que os prejuízos sejam evitados… sendo possível gerar aquela economia que comentamos lá no início do conteúdo.

E quem não quer economizar, não é?

Mas não para por aí! Existem alguns outros benefícios de fazer o rateio dos custos de telefonia:

  1. Você consegue planejar muito melhor os seus gastos com a área;
  2. É uma forma de aumentar a visibilidade sobre tudo o que está sendo gasto pela organização;
  3. Facilita o trabalho dos responsáveis pelo controle financeiro, já que garante uma visibilidade maior e mais prática!

Interessante, não é? Então que tal começar a ratear os custos telefônicos da sua companhia o quanto antes?

Te explicamos quais são os segredos para isso…

O rateio de custos telefônicos na prática: 3 passos essenciais

Existem alguns passos e critérios para que você faça o rateio dos custos com telefonia da sua empresa, são eles:

  • O primeiro passo para fazer o rateio está na necessidade de um inventário, com ele você vai ter um controle eficaz de tudo o que envolve a sua área de telecom, como os aparelhos, linhas telefônicas, usuários, etc.
  • O segundo passo é o acompanhamento dos usuários, entenda quem está gastando mais do que está sendo contratado, quem está gastando menos e faça um histórico disso;
  • O terceiro e último passo é a organização. Organize as linhas e os usuários das mesmas de acordo com os gastos de cada um, passe isso para o centro de custos;

Viu só?! É fácil? Sim… Mas, pode dar um trabalho no qual as empresas não estão preparadas para realizar…

E é aí que entra o maior desafio do rateio de custos telefônicos para as empresas.

O maior desafio do rateio de custos telefônicos para as empresas…

Tempo.

A escassez de equipes internas que façam a gestão de telecom, obriga que responsáveis por outras áreas façam o rateio de custos e o controle sobre as linhas e planos telefônicos contratados.

Geralmente esse rateio de custos é feito (isso quando é feito) por profissionais de RH ou de T.I. 

Esse não é o ideal, mas é o que muitas organizações acabam fazendo para conseguir um controle mínimo sobre os custos e despesas da área de telecom.

Mas calma, nem tudo está perdido…

Desafios geram soluções, e a solução aqui é a automação…

Não é de hoje que a tecnologia tem se tornado mais presente dentro das empresas. 

E engana-se quem achava que ela ia ocupar o lugar das pessoas. Muito pelo contrário, a tecnologia está auxiliando as pessoas a construírem um trabalho muito mais estratégico, já que ela tira a responsabilidade de colaboradores em realizar atividades mecânicas, como é o caso do rateio de custos.

Não seria interessante se fosse possível fazer o rateio de forma automática?

Isso é possível, com a automação da gestão de telecom. Esse tipo de serviço traz DIVERSAS vantagens para a gestão dos serviços telefônicos dentro das corporações.

  • Auditoria automatizada.
  • Controle de Inventário.
  • Rateios.
  • Controle Financeiro.
  • Desconto em Folha.
  • Integração das Notas Fiscais no ERP.
  • Alertas de Uso fora do contrato.

Então para quê ficar gastando o tempo estratégico da sua equipe em atividades que podem ser terceirizadas, automatizadas e ainda gerar mais organização e economia para a sua empresa?

Um investimento estratégico agora, pode gerar uma economia no curto prazo, não acha?

Caso você tenha interesse em saber mais sobre como é possível automatizar a sua gestão de telecom, clique no banner abaixo e agende uma conversa sem compromissos com a nossa equipe! Vamos te explicar melhor como isso tudo pode funcionar…

Gostou do conteúdo?

Esperamos que tenha aproveitado o conteúdo para relembrar da importância do rateio de custos para TODAS as áreas da empresa.

Ter visão estratégica exige trabalho e investimentos, de tempo e financeiro. No fim das contas você sabe como isso pode gerar economia e bons resultados, não é?

Deixe seu comentário sobre como você faz o seu rateio de custos de telefonia e se você consegue manter isso tudo organizado dentro da empresa.

Conte com a gente para dúvidas e outras solicitações, estamos aqui para ajudar!

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