5 boas práticas e soluções em telefonia para otimizar a gestão de telecom

Você pode até pensar que não, mas a gestão de telecom tem o poder de impactar diretamente nos resultados da organização. Isso mesmo! Aliás, se o desafio é reduzir custos e otimizar a rentabilidade financeira, pensar em soluções em telefonia para empresa é uma ótima saída.

O mapeamento dos dispositivos e recursos, a organização dos processos e a gestão de uso dos aparelhos também se tornam possíveis com o investimento em um sistema de telefonia. Além de reduzir custos, essas funcionalidades simplificam as rotinas de áreas como tecnologia da informação, que gere os aparelhos, e recursos humanos, responsável pela entrega dos aparelhos aos colaboradores.

Quer conquistar mais visibilidade e transparência no gerenciamento de telecom?

Então, confira a série de boas práticas que elencamos a seguir.

Descubra um novo modo de fazer gestão de telecom, maximizando a eficiência dos recursos e a conquista de resultados.

1. O controle de aparelhos em uso pode ser mais simples

Como funciona o processo de entrega do aparelho quando o funcionário é desligado? Existe um protocolo? Será que todas as devoluções são devidamente registradas? E no sistema: essas linhas constam como inativas ou continuam gerando custos?

Bom, se você, gestor, não sabe responder com precisão todas as perguntas, muito provavelmente a empresa não tem um controle de aparelhos com termo de uso. Ou seja, uma gestão de inventário, processo fundamental.

Somente a partir dele é possível ter um controle correto dos aparelhos, com a informação dos respectivos modelos/fabricantes, e saber exatamente com quem estão estes equipamentos. Nem mesmo o turnover de profissionais pode impedi-lo de fazer o inventário! Priorize fazê-lo a atualizá-lo sempre.

Com o inventário mapeado e atualizado em uma plataforma que faça a gestão da telefonia, você garante o acesso a informações como: estado do dispositivo, profissional responsável pelo equipamento, centro de custo alocado e em qual localidade ele reside. A gestão precisa vale para modens, chips, celulares, ramais e circuitos, entre outros.

2. Emissão de contas telefônicas individuais

Será que o seu funcionário sabe exatamente qual o valor das despesas de telecom ele onera para a empresa? Pois saiba que essa tomada de consciência sobre os gastos com serviços telefônicos tem impacto alto e pode mudar o perfil de uso dele. Afinal, quem preza pela sua colocação quer evitar mais despesas para a empresa, não é mesmo?

É por isso que quando as organizações implantam processos para checar e acompanhar os gastos realizados por cada um dos profissionais, o consumo diminui muito e rápido. Vale destacar que o contrário também é verdade: sem nenhum tipo de controle, as pessoas deixam de se policiar e o consumo tende a aumentar.

Ainda que você não conte um sistema de telefonia, adote uma prática que permita a compartilhar os gastos de telecom com a equipe. Que tal fazer circular um relatório entre os profissionais, para que eles assinem a ciência dos gastos?

Com a ajuda da tecnologia dá pra fazer melhor! Você pode extrair os dados da fatura eletrônica e enviar por e-mail para cada profissional. Outra alternativa é contratar um sistema de gestão de telecom para automatizar este processo.

3. Identificação de linhas ociosas para evitar gastos desnecessários

Tão importante quanto fazer uma boa gestão dos aparelhos é ter o controle de linhas ativas e linhas sem consumo. Afinal, no ato da demissão, não adianta nada o profissional entregar o equipamento, se a linha antes associada a ele continuar gerando custos até que um novo profissional comece a utilizá-la.

Mas, você já pensou nos gastos com fatura telefônica neste intervalo de tempo? O recrutamento pode demorar até meses para ser finalizado. Enquanto isso, a sua empresa paga por uma linha que não utiliza.

Sem um controle adequado, você ainda corre o risco das linhas caírem no esquecimento, com a perda de um SIM Card, por exemplo. Mesmo assim, os custos irão continuar aparecendo mensalmente até que sejam identificados.

Não faz sentido, não é mesmo? É muito desperdício de recurso!

Para evitar esse tipo de desperdício, identifique na fatura linhas que não estejam gerando consumo: esse é o melhor indicativo de que ela está ociosa. Se ficar mais de um mês consecutivo sem consumo essa é, de fato, uma linha sem uso. Quer dizer que já passou da hora de solicitar a suspensão junto à operadora.

4. Gestão de pacotes avulsos e excedentes de serviços

Quantas vezes você já comprou algo sem estar certo da sua necessidade? Acontece e com frequência. Na contratação dos planos de telefone, também corremos o risco de dimensionar a demanda de forma equivocada. No fim, contratamos um serviço que oferece até demais para a organização.

E somente com uma gestão de telecom benfeita é possível identificar esse excedente de serviços. Por exemplo, você contratou um plano de 3G para todas as linhas, mas ⅓ delas não têm tráfego. Então é preciso ajustar os planos de acordo com o perfil de uso. Só assim a empresa deixa de arcar com um custo que não se justifica.

Para diminuir esse tipo de custo de maneira eficiente, a melhor ferramenta é um sistema de telefonia. Ele permite identificar e compreender os gastos da organização, facilitando a adequação dos pacotes adquiridos, bem como a criação de recomendações e políticas de uso.

Com essa prática, é possível identificar os ativos mais e menos usados, o consumo de cada um, os serviços disponíveis, as operadoras mais utilizadas e outros aspectos relevantes da gestão de telecom.

5. Controle dos serviços e valores contratados

Sabendo de tudo isso, é possível revisar contratos, alterar planos, reduzir custos e otimizar o gerenciamento de telefonia, tornando-o mais simples e transparente. Ou seja, melhor tanto para os profissionais quanto para a empresa.

Para tanto, é fundamental que você mantenha os contratos telefônicos organizados e armazenados, sempre acessíveis para consulta. Eles contêm dados informantes como a data de assinatura e renovação, os valores de pacotes, tarifas e SLAs contratados.

Essas informações são essenciais tanto para a gestão de telefonia como também para a retificação de erros nos valores de pacotes e nas contas telefônicas.

Aliás, seguindo essa linha, tem uma prática que vale ouro: identificar as melhores tarifas para negociação de contratos, considerando as suas demandas de serviços e as tendências do mercado. É a melhor maneira de negociar valores.

Para sentir mais segurança, faça uma comparação das tarifas do seu contrato com outras empresas de seu segmento. Isso fornece um panorama e indica se você está recebendo uma boa cotação das operadoras.

Gerenciamento de telecom pode ser mais eficiente com boas práticas

Ao revisar processos e pensar em novas soluções em telefonia para a empresa, o gerenciamento de telecom melhora em vários aspectos. O inventário ganha visibilidade, os serviços contratados passam a ser coerentes com a demanda da organização, o time faz uso mais consciente dos recursos e a redução de custos é certa.

Uma série de vantagens! Está esperando o que? Comece hoje mesmo a reestruturar a gestão de telefonia da sua organização. Você só tem a ganhar!

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