6 dicas para acabar com o desperdício em telefonia

Como evitar o desperdício em telefonia? Hoje, empresas contam com as linhas corporativas para realizar negócios, entrar em contato com parceiros comerciais e manter-se competitivas.

Por isso, rastrear os pontos que necessitam de melhorias é algo fundamental. Isso permite que o negócio tenha menos gastos desnecessários e possa encontrar novas fontes de investimentos.

Se você tem problemas com a fatura das suas linhas corporativas, veja abaixo 6 dicas para eliminar o desperdício em telefonia no seu negócio!

1. Faça uma auditoria das faturas

Conforme a empresa cresce, maior é o número de linhas de telefone e internet ativas. Nesse cenário, manter um controle sobre todas as contas a pagar pode ser algo complexo e, em muitos casos, é algo que é ignorado pelos gestores.

Mas esse é um erro grave. Faturas com valores além do necessário, em muitos cenários, são a principal razão da existência de desperdícios em telefonia. Cobranças indevidas, gastos em excesso ou mesmo fora da necessidade da empresa são alguns exemplos de transtornos.

Portanto, execute auditorias regulares para encontrar problemas no pagamento de faturas. Assim, valores poderão ser contestados e descontados de quem abusou do uso das linhas.

2. Desative linhas não utilizadas

Empresas têm um quadro operacional flexível. No cenário atual, é normal que as necessidades do mercado mudem rapidamente e, em função disso, o negócio tenha que reformular os seus times para se manter competitivo.

Nessa hora, muitas linhas de telefone corporativo podem deixar de ser utilizadas. Nesse momento, a empresa deve estar atenta para desativar tais contratos e, com isso, garantir que o desperdício em telefonia não ocorra em função do pagamento de faturas que não deveriam existir.

Portanto, mantenha um rígido controle sobre os custos com telefonia. Assim, será fácil identificar quais linhas devem ser desativadas e mantidas pelo negócio.

3. Renegocie contratos com a operadora

O mercado de telefonia brasileira é um dos mais lucrativos e competitivos do mundo. Em função disso, os consumidores têm um alto nível de barganha na renegociação de ofertas e planos. Regularmente, faça uma avaliação completa sobre os planos de telefonia corporativa contratados pelo negócio. Avalie se existem serviços pouco utilizados ou que não estejam alinhados com as demandas internas.

Faça uma pesquisa com empresas concorrentes e verifique os planos que outras companhias praticam. Com tais dados em mãos, entre em contato com a sua operadora e busque um novo plano, mais alinhado com as suas demandas e mais econômico.

Se não for possível renegociar os valores, não deixe de efetuar a portabilidade do seu plano. Garanta, em outras palavras, que a sua empresa tenha um conjunto de planos sempre alinhados com a sua necessidade.

4. Classifique o fluxo de trabalho

A tecnologia pode ser uma ótima forma de diminuir o desperdício em telefonia. Além disso, ela também auxilia a companhia a ter uma comunicação com clientes multicanal, o que a torna mais competitiva e eficaz.

Diante disso, sempre incentive uma comunicação que se aproveite de várias ferramentas. E-mails, videoconferências, chamadas VoIP e aplicativos de mensagens devem ser vinculados ao uso de telefones corporativos. O ideal, aqui, é que o colaborador prefira esses mecanismos sempre que possível.

Também crie meios para os clientes e parceiros comerciais se comunicarem com o negócio sem o uso de telefones. Portanto, divulgue outros canais de contato (como redes sociais e e-mail) para os seus consumidores e parceiros. Assim, eles também poderão utilizar meios de contato mais versáteis.

5. Motive a equipe a ter boas práticas

A empresa pode ter uma rotina abrangente para identificar como os custos são distribuídos, mas, para que o desperdício em telefonia caia, é fundamental que os profissionais tenham boas práticas. Se isso não ocorre, os gastos desnecessários continuarão, prejudicando o negócio.

Portanto, sempre divulgue boas práticas para os seus profissionais. Instrua os times a sempre terem um fluxo de trabalho mais econômico e seguro.

A internet, por exemplo, deve sempre ser incentivada para a troca de informações. O mesmo vale para sistemas de comunicação interna, que têm um custo fixo para o contato entre profissionais internos.

A divulgação de boas práticas pode utilizar duas estratégias: os treinamentos e os manuais operacionais. Os treinamentos permitem que os times tenham o seu conhecimento alinhado em um único momento, além de serem mais interativos. Já os manuais de boas práticas podem ser consultados sempre, garantindo que qualquer tipo de dúvida ou problema sejam corrigidos de modo preciso e transparente.

6. Invista em tecnologia

A transformação digital mudou radicalmente o modo como negócios são executados. Hoje, empresas podem contar com novos canais para entrar em contato com os seus clientes, compreender a sua relação com o mercado e atingir melhores resultados.

Portanto, é crucial que a empresa se aproveite do potencial da TI para criar uma rotina de maior qualidade e com menos desperdício em telefonia. A tecnologia, em outras palavras, deve ser uma parceira para cortar gastos.

Além das diferentes ferramentas de comunicação apontadas acima, há algumas soluções que podem ser utilizadas para compreender os meios necessários para diminuir gastos.

As soluções de análise de dados, por exemplo, facilitam a compreensão do perfil de seus clientes e parceiros comerciais. Assim, a companhia pode direcionar melhor os recursos para os seus canais de atendimento e priorizar, quando possível, meios que sejam mais econômicos.

Há também os sistemas de gestão de telefonia. Eles dão uma visão abrangente sobre como os custos com telefones e internet estão direcionados, além de pontos de atenção, desperdícios e gargalos operacionais.

Isso permitirá uma grande melhoria na capacidade de a empresa eliminar desperdícios em telefonia. Sempre que houver uma cobrança incorreta ou o pagamento da fatura de uma linha não utilizada, ficará mais fácil cortar o gasto. Assim, o orçamento da área será muito mais preciso.

No cenário atual, o corte de gastos é uma necessidade de toda empresa. Companhias que buscam criar uma rotina mais eficiente geram mais recursos para investimentos e aumentam a sua lucratividade e a sua competitividade. Todos os recursos serão mais bem aproveitados e, assim, a empresa terá mais capacidade para buscar clientes.

Nesse sentido, a diminuição do desperdício em telefonia deve ser vista como algo crítico. As comunicações são uma parte crucial do dia a dia de qualquer empresa e, em função disso, podem criar um grande impacto no orçamento. Consequentemente, ter uma melhor gestão dos gastos garante mais qualidade aos processos que envolvem o uso de telefones e dá mais verbas para o negócio investir em outras rotinas.

Quer saber mais sobre como a gestão de telefonia pode auxiliar o negócio a cortar gastos? Então, confira essas cinco boas práticas para o gerenciamento das contas de telefone corporativo!

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