7 práticas para começar 2020 reduzindo os custos de Telecom da sua empresa

2020 está chegando, e com ele, as empresas começam a planejar as melhores estratégias para todas as áreas do negócio. E se você faz uso de serviços de telecomunicação na sua empresa, não pode deixar de lado os investimentos em práticas e estratégias que tornem a área ainda mais eficaz. Quem sabe um software para gestão de telecom não seja a solução?

Todo final e início de ano é um momento de revisão para as empresas. E neste período, é necessário colocar na balança quais foram os erros e acertos e quais são as melhores estratégias que devem ser adotadas para tornar o trabalho exercido mais eficiente. E é claro, independente do seu setor de atuação, se você faz uso de serviços de telecom, é hora de avaliar onde pode melhorar a gestão da área para reduzir custos desnecessários e organizar as demandas.

Portanto, nós trouxemos para você uma lista com 7 práticas essenciais da gestão de telecom que farão com que você atinja esses objetivos de redução de custos no próximo ano!

Mas, em primeiro lugar, é preciso reforçar o quanto é essencial e benéfico para as organizações, que invistam na área de gestão de telecom. Esse gerenciamento é primordial para que a área traga apenas facilidades e benefícios para a empresa. Então, se você não quer acabar tendo problemas com serviços de telefonia e internet, lembre-se: invista tempo e dinheiro no gerenciamento de telecom para não acabar tendo prejuízos desnecessários.

Portanto, vamos entender como você pode começar o ano reduzindo os custos com Telecom?

 

1. É possível renegociar?

Antes de tomar qualquer atitude em relação a sua gestão de telecom, procure saber com a companhia telefônica que você utiliza, se é possível renegociar os planos contratados.

A virada do ano é o momento para repensar os gastos e verificar se a empresa realmente está com o plano mais vantajoso para o negócio, e caso não esteja, procurar outras operadoras que ofereçam propostas que tragam benefícios.

 

2. Relacionamento com a operadora

Ainda antes de entrar em ações efetivas dentro da empresa, é importante que você saiba que o relacionamento com os gerentes de contas das operadoras pode ser primordial para que a sua gestão ocorra de forma eficaz. 

É importante mostrar que a empresa deseja ter um canal de comunicação aberto com a companhia telefônica, para que desta forma, seja possível resolver possíveis problemas de forma mais eficiente e rápida, sem gerar nenhum tipo de prejuízo.

E claro, esse relacionamento pode facilitar ainda mais conseguir essa renegociação dos planos contratados, como trouxemos no tópico anterior.

 

3. Orçamento anual de telecom

Sua gestão de telecom deve realizar um planejamento orçamentário anual. Isso fará com que você consiga prever os gastos que terá com os serviços de telecomunicação.

Além disso, você terá maior visibilidade sobre os custos que possui com essa área da empresa, podendo ter um poder de ação muito mais rápido caso algum erro aconteça, seja na cobrança por parte das companhias ou qualquer outro erro de controle interno.

Com um planejamento definido, as empresas ainda podem visualizar em qual ponto estão gastando demais e onde podem ou devem fazer novos investimentos.

Neste planejamento, você poderá trazer diversas informações, como:

  • Número de linhas que serão utilizadas;
  • O mapeamento das atualizações contratuais;
  • Os gastos mensais com cada um dos planos contratados.

E por aí vai! Todas as informações que a organização julgar necessárias para o controle e visibilidade do que está sendo investido, e aquilo que é necessário para manter tudo em ordem. Dessa forma, o planejamento do orçamento anual de telecom trará apenas benefícios para a empresa.

 

4. Crie um inventário de tudo aquilo que faz parte da área de telecom

O inventário pode estar relacionado, inclusive, com a elaboração do planejamento. É muito importante ter um controle rígido e eficaz sobre tudo aquilo que está sendo utilizado.

Por exemplo: a marca do dispositivo, para quem foi entregue, o estado em que se encontra o dispositivo no momento que está sendo entregue ao colaborador. E claro, não somente relacionado a telefonia móvel, mas também a fixa, como modens, ramais, etc…

É essencial estabelecer um inventário para que não ocorram perdas, ou caso ocorram, isso seja controlado. A falta desse controle pode acabar gerando um gasto desnecessário.

Além disso, com o inventário, fica muito mais fácil de organizar tudo aquilo que é necessário para a empresa ou não, no que diz respeito aos serviços de telefonia. 

 

5. Crie um processo de auditoria para sua gestão de telecom!

O planejamento é importante, mas mesmo com ele definido é possível que alguns erros possam surgir durante o ano.

Para que as empresas não acabem tendo que arcar financeiramente com esses erros, é essencial que possuam processos de auditoria. Essas auditorias serão responsáveis por conferir os seguintes documentos:

  • Auditoria de contas;
  • Pacotes e planos contratados;
  • Cancelamentos de linhas ou planos;
  • Contratação de novos serviços.

Toda a documentação, mesmo que passando por um planejamento, deve ser conferida. Isso com certeza reduzirá os enganos que envolvem a gestão dos serviços de telefonia, além de ter um controle muito maior dos erros das próprias companhias telefônicas, principalmente aqueles relacionados às cobranças indevidas.

 

6. Relatórios podem ajudar…

A elaboração de relatórios mensais ou trimestrais podem fazer com a sua gestão de telecom seja muito mais eficiente.

Por exemplo, se a sua empresa não pode arcar com um processo de auditoria, como destacamos no tópico anterior, os relatórios podem servir como uma espécie de controle de gastos e validação dos investimentos.

É uma forma de facilitar o controle e também, de otimizar os custos que envolvem a área.

 

7. Tenha um software para gestão de telecom

Investir em um software para gestão de telecom é a solução perfeita para quem procura não ter dor de cabeça com a área e ainda quer reduzir os custos.

Com um sistema de gerenciamento de telefonia você otimiza todos os processos que citamos até agora. Isso porque a tecnologia consegue reunir em um único software, as informações necessárias para fazer a auditoria dos documentos, fazendo com que as empresas consigam compreender melhor os gastos para reduzir custos e enxergar oportunidades.

E mais: os sistemas de gerenciamento de telefonia também possuem uma funcionalidade de automação de notas fiscais, o que pode agilizar ainda mais a gestão desses serviços.

 

Preparado(a) para o próximo ano?

Seja qual for a solução que você está buscando para reduzir os seus custos e encontrar oportunidades com a gestão de telecom, é essencial já começar a pensar no próximo ano e elaborar um planejamento para a área.

Deixe de lado os custos desnecessários com as companhias telefônicas e passe a enxergar o setor de telecom como uma oportunidade estratégica para a sua empresa. Esse é o primeiro passo para conseguir economizar!

Gostou do conteúdo? Continue acompanhando o nosso blog para mais informações relevantes para a sua gestão dos serviços de telefonia!

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