Como a falta de gestão de telecom pode prejudicar a sua empresa?

A gestão de telecom é essencial para empresas que utilizam serviços telefônicos. É por meio dessa gestão que as companhias conseguem organizar toda a estrutura de telecomunicações que utilizam. Os impactos de negócios que não apostam nessa organização são grandes e passam pela área financeira e estratégica, gerando impactos até mesmo na relação com os colaboradores.

Essenciais para a comunicação, seja estratégica ou de rotina, os serviços de telecomunicação que cada negócio utiliza, impactam o cotidiano de diversos setores das empresas.

Atualmente, eles são necessários para a realização do trabalho de diversos segmentos.

Diante disso, a gestão de telecom deve parar de ser vista apenas como uma área de apoio às organizações para começar a ser trabalhada como uma questão estratégica. Enquanto as empresas não se derem conta de que isso é essencial para evitar impactos negativos, que também são causados pela falta ou má gestão desses serviços, elas irão continuar a arcar com alguns problemas, os quais, muitas vezes, podem passar despercebidos, até se tornarem insustentáveis.

Em primeiro lugar, entenda a importância da gestão de telecom

Antes de mais nada é relevante pensar sobre os motivos pelos quais a gestão de telecom se faz necessária dentro das organizações, e para isso, nós precisamos passar por dois pontos: o planejamento e a proteção financeira.

O planejamento deve ser a palavra-chave de todo negócio! Ele é essencial para manter as empresas funcionando, diminuindo os riscos de erros e a perda financeira.

É uma maneira de tomar cuidados preditivos.

E é exatamente por isso que a gestão de telecom é tão importante para as organizações, pois é uma forma de pensar estrategicamente como os serviços de telefonia serão utilizados, inclusive, para fazer um melhor controle de gastos e aumentar a visibilidade sobre aquilo que é contratado.

O planejamento de telecom é essencial para uma gestão eficaz dos serviços de telecomunicação.

Além disso, de acordo com dados do consumidor.gov.br, o setor de telecomunicações lidera o ranking de reclamações na Plataforma Nacional do Consumidor, reclamações estas que são relacionadas principalmente à cobranças indevidas, ofertas não cumpridas e alterações em contrato não solicitadas ou feitas de forma equivocada.

E é claro que as empresas que fazem uso de serviços telefônicos não estão imunes a estes erros. Ou seja, ter uma gestão de telecom também é necessário para manter todo o seu negócio protegido financeiramente.

Os prejuízos diretos…

Grande parte das empresas, como já comentamos anteriormente, não acredita que os serviços de telecom sejam estratégicos para o negócio. Por isso, geralmente a falta de uma gestão da área não é sentida diretamente. Mas, a longo prazo, existem muitos prejuízos!

Confira abaixo os principais danos causados às empresas pela falta de uma gestão de telecom:

1. Gastos indevidos

Devido ao grande número de faturas e de serviços utilizados, o setor empresarial que contrata uma empresa de telecomunicação, geralmente têm muita dificuldade na conferência de todas as documentações e na gestão do orçamento voltado a estes serviços.

A escassez desse acompanhamento acaba ocasionando um descaso com as faturas, que muitas vezes possuem erros de cobrança e que acabam passando despercebidos pelas organizações, provocando o pagamento de custos indevidos que podem durar muito tempo, gerando um grande prejuízo financeiro.

Ou seja, as empresas gastam com aquilo que não estão consumindo e o controle disso não acontece de forma eficaz.

Por exemplo, existem empresas que estão pagando por um serviço telefônico de uma linha que nem utilizam mais! Seja porque algum funcionário foi desligado, mas o setor de RH acabou não atualizando as documentações de telefonia, que eram utilizadas por esse ex-colaborador, ou porque simplesmente a linha não era mais necessária, mas o cancelamento do serviço não foi realizado.

Isso não aconteceria com uma gestão de telecom eficaz, já que ela proporciona um maior controle dos gastos, aumentando a visibilidade do setor responsável em relação às cobranças das empresas de telefonia e a utilização dos serviços de uma forma geral, além de facilitar a possível contestação dos erros cometidos nessas cobranças.

2. Problemas estratégicos

Quando falamos de serviços de telecomunicação, geralmente pensamos nas necessidades básicas que eles atendem no cotidiano da empresa, como a comunicação direta entre colaboradores. Mas, só conseguimos visualizar o valor estratégico disso, quando existe algum problema relacionado às linhas de telefone utilizadas, ao plano de internet ou qualquer outra questão que impeça o acesso dos usuários aos serviços contratados.

Separamos uma pequena lista com alguns dos problemas estratégicos que podem ser causados com a falta de gestão de telecom:

  • Corte de linhas que são utilizadas com frequência devido à falta de acompanhamento das faturas;
  • Corte de linhas essenciais, para funcionários estratégicos como os diretores das empresas;
  • Bloqueio de tráfego, impedindo o acesso ao principal meio de comunicação das organizações: o e-mail;
  • Problemas com a contratação de serviços de internet e telefonia internacionais, quando grandes empresas enviam funcionários para viagens fora do país;
  • Falhas na entrega do trabalho de quem necessita dos serviços de telecom da empresa diariamente.

Ou seja, a falta de uma gestão da área acaba gerando diversos problemas que impactam diretamente a produtividade dos funcionários.

3. A relação entre os colaboradores é afetada

Apesar de ser menos comum, a falta de gestão do setor de telecomunicações da empresa, pode acabar causando desconfortos entre a equipe.

Isso acontece porque alguns funcionários do mesmo nível hierárquico podem acabar recebendo planos diferentes, ou até mesmo celulares diferentes, gerando algumas cobranças em relação à igualdade ao acesso para funcionários do mesmo escalão.

Um prejuízo para o ambiente de trabalho, que pode causar, ainda, algumas confusões entre os membros da equipe.

Entendeu agora como essa falta impacta o dia a dia da empresa?

O primeiro passo para mudar essa realidade é entender que a gestão de telecom precisa ser levada a sério dentro das organizações, além de ser necessário que cada empresa tenha uma visão mais estratégica sobre a temática, visto que ao resolver os problemas, ela pode, inclusive gerar uma economia, afetando outros setores do negócio, como a contabilidade.

Portanto, é importante pensar em soluções que melhorem todo o seu processo de uma forma eficiente.

Gestão de Telecom: a solução que você precisa?

De acordo com o especialista da Conta Mínima em Telecom, Alexandre Kellermann, “há donos de empresas que chegam a economizar entre 7 a 20%” ao focar na gestão de telecom.

Você já parou para pensar que essa economia pode ser gerada simplesmente porque as empresas estão tendo gastos indevidos com serviços que, muitas vezes, não são nem contratados? E além disso, ao fazer essa gestão, ainda é possível trazer benefícios estratégicos ao negócio e evitar desconfortos entre os funcionários da equipe?

Então por que continuar a ter perdas financeiras quando você pode gerir de forma muito mais estratégica a maneira como você gasta com a telecomunicação na sua empresa?

Se você procura por possíveis soluções para o seu negócio, aposte na tecnologia para otimizar processos e o seu tempo de organização dos serviços de telecom. Hoje, softwares de gestão de telecom trazem funcionalidades incríveis para a organização do setor. Os benefícios deste investimento podem ser grandes! 

Quer entender melhor sobre como funciona o nosso software de gestão de telecom? Agende uma conversa para saber mais sobre a nossa ferramenta.

E deixe seu comentário! Queremos saber qual é a maior dificuldade da sua empresa ou do local onde você trabalha, com os serviços de telefonia.

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