Guia de como reduzir custo de telefone na empresa

Dentre todas as mudanças que estamos percebendo no mercado nos últimos anos, uma delas aponta diretamente para um novo papel da TI: o crescimento vem cada vez menos da expansão e mais da otimização.

O que isso quer dizer? Que utilizar tecnologia e estratégias inteligentes para aumentar a eficiência (fazer mais com menos) impacta muito no sucesso de uma empresa.

Essa é uma discussão que se espalha por todos os setores, mas, hoje, queremos falar de uma questão em específico: como reduzir custo de telefone na empresa. Quer saber como você pode contribuir para isso? Então, acompanhe e boa leitura!

A importância de uma boa gestão de telecom

A comunicação rápida, flexível e eficiente se tornou uma necessidade dentro de quase todas as empresas em todos os setores. Colaboração e relacionamento são as palavras para o futuro.

É por isso que a gestão de telecom ainda exige inteligência dos gestores, principalmente tecnológicos. É o uso otimizado de telefones que permite a colaboração interna, a implementação de trabalho remoto e o contato mais satisfatório com o cliente.

Essa não é uma questão apenas de otimização, mas também de gastos. As ligações telefônicas são aquele tipo de componente de um negócio que, quando mal gerido, resulta em desperdício de dinheiro sem que os administradores sequer se deem conta.

Mais do que isso: a falta de controle induz ao retrabalho, à demora em tomadas de decisões e ao isolamento de departamentos importantes. Qualquer uma dessas situações pode ser suficiente para limitar a capacidade produtiva e, por consequência, os lucros do negócio.

As dicas de como reduzir custo de telefone na empresa

Portanto, ao focar, neste artigo, em redução de custos com telefone, percebemos que essa estratégia, de tabela, influencia também na otimização de processos operacionais. É um ganho em todos os lados da capacidade de uma empresa.

Por que, então, não começar agora a fazer esse controle? Vamos listar as dicas que você precisa colocar em prática para economizar!

Sempre comece pelo planejamento

A maioria das dicas que daremos é parte de um bom planejamento de otimização e redução de custos de telefone, por isso, achamos importante começar a lista reforçando esse ponto tão necessário.

O planejamento é a origem de todas as suas ações de gestão. Como, por quê, quando e com quem são respostas que precisam ser definidas para perguntas que surgem muito antes de qualquer ação de fato. Portanto, pense nesses passos a seguir com um olhar estratégico. 

Faça uma auditoria nas contas

O elemento principal para ter sucesso aqui é a visibilidade de gastos. Quanto a empresa está pagando pelo plano de telefonia? Essa é uma pergunta que é simples de responder e começa o seu levantamento.

No entanto, o valor do plano não é suficiente para entender os custos. Uma auditoria séria nas contas de telecom vai demonstrar como ele está sendo utilizado, onde estão os excessos e onde a oferta é insuficiente.

Esse é o início do seu planejamento — um mapa que aponta problemas a serem atacados e oportunidades a serem alcançadas. Com uma abordagem tecnológica sobre a questão, as soluções de economia para todos os casos ficam claras. 

Atualize o inventário constantemente

Muitas empresas dão a importância devida às contas de planos de telefonia, mas não têm o mesmo cuidado constante com o controle de seus ativos: aparelhos, linhas fixas e móveis, links etc.

Sem essa ponte entre oferta e uso, fica difícil definir onde estão os desperdícios. Ainda mais atualmente, quando os próprios processos empresariais são tão dinâmicos que aparelhos e linhas podem ficar subutilizados. É uma oportunidade perfeita para reduzir custos.

Priorize os setores que mais precisam do telefone

Além de cancelar aqueles ativos desnecessários, uma boa ideia para economizar com telefonia é realocar linhas e aparelhos onde eles serão mais bem aproveitados.

Acontece muito em empresas, por exemplo, de linhas ilimitadas serem pouco utilizadas enquanto um setor com mais demanda se vira com franquias insuficientes.

Estamos falando de alguns departamentos, como relacionamento com o cliente, vendas, suporte etc. Quando você foca o investimento da tecnologia nesses colaboradores, pode reduzir os custos nas outras áreas sem perder produtividade. É um cuidado em serviço da eficiência.

Renegocie com as empresas de telecom

Um setor de TI que investiu em visibilidade (tem controle do equilíbrio de oferta-investimento, inventário e sua utilização) tem muito mais armas para renegociar planos com telecom.

Esse, claro, é um trabalho principalmente para o financeiro. Mas você pode dar a eles exatamente o que a empresa precisa para ter o máximo de performance com o mínimo de gasto. Então, é hora de usar esse poder e buscar planos e condições que se encaixem melhor na rotina de todos os setores.

Aposte em treinamento e reeducação

Se você é responsável pelo monitoramento e acompanhamento da utilização de telecom, é a pessoa mais indicada para promover uma mudança de comportamento entre os outros colaboradores.

A tecnologia está aí para auxiliar, mas a peça-chave para reduzir custos ainda está nas pessoas. Isso pode ser feito em duas etapas. Veja a seguir!

Elaboração de termos de uso

Primeiro, a TI e outros setores responsáveis precisam se juntar para definir termos de uso e regras de comportamento para a utilização de ativos de telefonia.

É importante notar que isso deve ser amplamente discutido e comunicado a todos os colaboradores para a visibilidade de gastos e a otimização de processos.

Monitoramento de uso

O acompanhamento da utilização de linhas empresariais por seus funcionários é permitido pela CLT, que dá ao negócio liberdade para desenvolver suas próprias normas internas.

Uma dica interessante é enviar ao colaborador uma discriminação do seu uso de telefonia em um determinado período para que ele acompanhe e controle a evolução do próprio trabalho.

Esse tipo de solução, aliada a treinamentos e à reeducação do uso de telefones para comunicação e colaboração, pode ser uma forma de reduzir bastante os custos sem precisar de grandes reformulações nos ativos da empresa. 

A hora certa de buscar ajuda externa

Como você pôde ver, cortar gastos de telefonia é uma combinação de visibilidade com monitoramento de uso de ativos. Mas você precisa delegar um membro da sua equipe para ficar apenas com essa responsabilidade?

Se você está, agora, pensando em fazer esse levantamento, é o momento perfeito para cogitar o outsourcing. Por um lado, esse tipo de parceria no controle de telecom pode trazer um olhar especializado para a forma como a sua empresa lida com esses gastos. Por outro, se a mesma empresa desenvolve um software focado nesse controle, você pode ganhar muito mais visibilidade sem ter tanto esforço por parte da TI:

  • auditoria automatizada;
  • controle de inventário;
  • rateios;
  • controle financeiro;
  • desconto em folha;
  • integração das notas fiscais no ERP;
  • alertas de uso fora do contrato.

Com esse tipo de poder sobre as contas, fica fácil descobrir como reduzir custo de telefone na empresa sem perder em desempenho e produtividade. Pelo contrário! Você pode ser a pessoa a tornar a telecom uma plataforma de crescimento da empresa.

Que tal, então, conhecer uma solução e uma parceria ideal para começar essa transformação? Entre em contato conosco!

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A partir da contratação do Outsourcing em Telecomunicação, o cliente conta com o desenvolvimento de um projeto exclusivo, criado especialmente para suprir suas necessidades. A empresa recebe, então, a instalação de todos os recursos que constituem uma completa infraestrutura de gestão e manutenção, em operação de serviços de voz e dados.

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