Integração em ERP: tudo o que você precisa saber

Quando a empresa investe em um software, a sua adoção passa por várias etapas. Elas devem ser estruturadas para reduzir riscos, garantir um maior retorno e um alto aproveitamento dos novos recursos. Nesse sentido, quando falamos de integração em ERP, os cuidados devem ser tomados antes, durante e após a instalação da ferramenta.

O sistema de gestão integrada é uma ferramenta complexa, que pode ser utilizada lado a lado com outras ferramentas corporativas (como sistemas que permitam o rateio de custos e a gestão dos contratos de telefonia) para melhorar a qualidade dos processos administrativos.

Contudo, se o investimento não for bem executado, as chances de a companhia ter problemas para atingir um bom retorno sobre o seu investimento são altas.

Quer saber o motivo e quais são os passos para garantir a qualidade da integração de um ERP aos seus processos corporativos? Então, confira o nosso post abaixo!

1. Por que a integração de um ERP é importante?

O ERP é uma ferramenta multifacetada. As suas funcionalidades apoiam o trabalho de vários setores, como o de contas a pagar, o de logística e o de estoque. Entretanto, para que o investimento nessa aplicação traga bons retornos, é fundamental que ela seja integrada a outros softwares.

Se bem estruturado com outras soluções, o sistema de gestão integrada será um hub completo de informações sobre o ambiente corporativo, garantindo que a companhia tenha os mecanismos corretos para atingir bons resultados e conseguir bater as suas metas de médio e longo prazo.

O investimento na integração em ERP garante, principalmente, que a empresa possa atingir melhores resultados com o software. Ele terá um número maior de recursos, além de mais dados para auxiliar o gestor a tomar decisões.

A verificação de pontos que estão com gastos desnecessários, por exemplo, será mais precisa. A companhia terá meios para identificar como todos os recursos são distribuídos e, assim, avaliar se existem desperdícios.

Ao mesmo tempo, a troca de informações ocorrerá em mais rotinas, evitando riscos e erros. Assim que uma venda for realizada, por exemplo, todo os setores receberão os dados necessários para executar as tarefas que garantem a entrega do produto dentro do prazo. Consequentemente, a empresa poderá garantir a entrega de resultados de qualidade.

Em outras palavras, investir na integração do ERP com outras soluções pode ser visto como um ponto básico para o negócio ampliar o retorno com o seu investimento. A companhia terá mais recursos para prestar serviços, dados atualizados para realizar um planejamento de qualidade e os meios necessários para atingir os resultados esperados.

2. Como fazer uma integração de ERP eficiente?

Para que a integração em ERP traga resultados, alguns passos devem ser tomados. Eles evitam riscos e tornam o investimento muito mais robusto. Confira abaixo!

2.1 Identifique as APIs existentes

O primeiro passo para ter sucesso na integração em ERP é verificar as APIs existentes. Isso permitirá que o gestor identifique quais são os processos corporativos que poderão receber os ganhos causados pela nova rotina de trabalho e, ao mesmo tempo, otimizará o planejamento: o tempo gasto com as etapas de incorporação será menor e os resultados, melhores.

Diante disso, levante a documentação completa sobre as APIs da ferramenta. Identifique a compatibilidade dela com as soluções que já fazem parte do dia a dia do negócio.

Além disso, avalie os requisitos e padrões de segurança. Com tais dados, será mais fácil definir como as APIs serão integradas para criar um ambiente de alta performance.

2.2 Busque o apoio dos times de suporte

Durante a integração do ERP com outras soluções, o time de suporte deve ser acionado. Isso vale tanto para o helpdesk interno quanto para a equipe de apoio do desenvolvedor.

Os times internos atuarão auxiliando os profissionais a incorporarem novas práticas. Dúvidas serão solucionadas rapidamente, assim como eventuais erros e falhas operacionais.

Já o time do desenvolvedor auxiliará a companhia a realizar um planejamento mais inteligente. O negócio tomará decisões de maior qualidade e menor chance de erro, uma vez que um time de especialistas auxiliará os profissionais de TI a identificar de qual modo a integração do ERP pode ocorrer.

2.3 Defina um planejamento abrangente

Um planejamento abrangente deve ser criado antes de a empresa executar a integração. Ele auxiliará gestores a identificar a melhor forma de entregar resultados, evitará riscos e permitirá que os recursos sejam mais bem distribuídos. Portanto, faça um plano de ação completo e divulgue-o para todos os times.

Não se esqueça de comunicar com as equipes e os usuários envolvidos no processo sobre quais os objetivos da ação. Isso permite que atualizações sejam feitas no planejamento antes que as atividades comecem.

Tenha em mente que um bom planejamento é crucial para o sucesso das estratégias da empresa. Uma vez executado, ele permitirá que os times se preparem antecipadamente, evitando riscos e atrasos.

Além disso, mensurar os resultados será mais simples. A companhia terá meios inteligentes para identificar se os objetivos foram realmente alcançados com o apoio de métricas e indicadores de performance.

2.4 Treine os profissionais

A integração do ERP com outras soluções contribui para mudar radicalmente o modo como os processos são executados. Portanto, a empresa precisará treinar os seus usuários, garantindo que eles conheçam as novas práticas e possam executar uma rotina de alta qualidade.

Em função disso, sempre desloque um time para instruir os usuários sobre as novas rotinas de trabalho. Garanta que todos saibam como aproveitar melhor os recursos disponíveis após a integração do ERP.

O treinamento também deve passar por boas práticas de segurança e rotinas de troubleshooting. Assim, os usuários terão menos dificuldades para utilizar a ferramenta e contornar problemas que surgem no começo de seu uso.

2.5 Monitore os resultados

Por fim, uma vez que o ERP estiver integrado, faça o monitoramento dos resultados. Avalie os impactos que a solução teve no dia a dia dos usuários a partir de fatores objetivos, como o nível de contenção de custos causados pela aplicação e a melhoria da produtividade.

Caso alguns problemas sejam encontrados, crie um plano de ação para otimizar a estrutura. Isso evitará a perpetuação de problemas, além de ampliar o impacto positivo causado pela ferramenta.

3. Por que optar por um sistema que permita o rateio de gastos?

Muitas empresas têm uma rotina flexível e integrada. Graças aos avanços dos últimos anos, profissionais podem atuar em vários locais e utilizar telefones corporativos no seu dia a dia para atingir melhores resultados.

A gestão de custos dessas rotinas é feita com o apoio de ferramentas com funcionalidades como a de rateio de gastos. Elas permitem que o negócio identifique melhor como os profissionais utilizaram os recursos disponíveis em todos os seus processos. Dessa forma, gastos pessoais podem ser rastreados e pagos pelos colaboradores.

Entretanto, para que esse processo ocorra com maior qualidade, é fundamental que o sistema tenha os recursos para o correto gerenciamento de gastos. Assim, o time poderá identificar de um modo mais abrangente todos os investimentos feitos para manter o time eficaz, avaliar os desperdícios e pontos que necessitam de melhorias em um único local.

Ou seja, quando o sistema de gestão possui funcionalidades como as de gerenciamento de custos operacionais, gestão de notas fiscais e recursos humanos ele se torna uma solução chave para otimizar processos internos. A companhia terá acesso a mais informações que impactam no direcionamento do seu orçamento e na sua performance, algo fundamental para dar mais qualidade aos serviços e produtos da empresa.

4. Vantagens de integrar o sistema de telecom com o ERP

Como apontamos acima, a integração do sistema de telecom com o ERP é crucial para o sucesso das estratégias de gestão da empresa. Será muito mais preciso e ágil o processo de verificação de informações e a definição de quais são os gastos que devem ser divididos. Saiba mais abaixo os benefícios que o negócio terá com essa estratégia.

4.1 Maior precisão

Para evitar conflitos, o rateio de gastos deve ter o máximo de precisão. Integração o ERP com a ferramenta responsável por gerenciar esse processo, esse objetivo poderá ser atingido facilmente.

Todos os custos envolvidos com a rotina de um profissional serão atualizados em tempo real. As duas soluções trabalharão lado a lado trocando dados e evitando erros. Assim, o gestor poderá levantar valores com a segurança de que prejuízos não ocorrerão.

4.2 Melhor controle

A integração das duas soluções também dá mais controle para a empresa. Os custos com telefonia, por exemplo, serão verificados em tempo real. Assim, se existir algum tipo de desperdício, a companhia poderá tomar medidas rápidas para cortar o problema.

4.3 Redução de custos

Com uma visão mais abrangente sobre os gastos de cada time, a companhia terá mais mecanismos para cortar gastos. Todos os custos que envolvem a operação de um colaborador ou um time (como transportes, telefonia corporativa e hospedagem) estarão acessíveis em um único lugar.

Dessa forma, sempre que uma pessoa for viajar ou um novo time for criado, ficará mais fácil para a companhia tomar escolhas com baixo custo. Bastará olhar o histórico de gastos do próprio negócio para definir um caminho robusto.

4.4 Processo otimizado

A integração em ERP com o sistema de gestão de telecom também permite que os processos sejam mais otimizados. A companhia conseguirá criar uma visão abrangente sobre como os gastos são distribuídos em todos os setores e em diferentes situações.

Isso facilitará o rastreio de problemas, pontos que necessitam de melhorias por apresentar baixa performance ou times com práticas econômicas. Assim, ficará muito mais fácil definir como otimizar as atividades internas e externas em busca de mais receitas e qualidade operacional.

5. Dicas de gestão de gastos com uso do ERP

O controle de gastos é um ponto-chave para a empresa ter mais sucesso a médio e longo prazo. Saber como evitar desperdícios e otimizar a distribuição dos recursos abre espaço para uma maior lucratividade.

Além disso, a companhia terá meios para realizar novos investimentos, que contribuem para o aumento da sua competitividade. Nesse cenário, um bom ERP pode ser crucial. Ele dá os dados necessários para o gestor otimizar os seus gastos e, com isso, mitigar desperdícios.

Veja abaixo algumas estratégias que podem ser utilizadas para otimizar a gestão de dados com o apoio do sistema de gestão integrada.

5.1 Fazer projeções

As projeções financeiras auxiliam a companhia a visualizar os ganhos e receitas a médio e longo prazo. Dessa forma, o gestor pode evitar riscos, melhorar o seu planejamento e garantir que os investimentos e a compra de equipamentos sejam feitos na hora correta.

Nesse sentido, os dados do ERP podem ser cruciais para otimizar as projeções financeiras da companhia. O gestor terá, em um único local, uma série de informações sobre o histórico de vendas de cada produto, quando a companhia tem mais lucros e como as receitas variaram ao longo dos últimos anos.

Dessa forma, ficará mais fácil para o gestor criar um orçamento alinhado com a realidade do mercado e os objetivos de médio e longo prazo. Se a empresa pode identificar os possíveis ganhos, cortes de custos podem ser realizados e investimentos postergados. Assim, o negócio se mantém lucrativo mesmo em momentos de dificuldade econômica.

5.2 Evitar inadimplências

A gestão de contas a receber e a pagar é uma das rotinas mais importantes de qualquer companhia. Ela evita que o negócio fique em atraso com fornecedores, reduzindo os prejuízos causados com o pagamento de contas e tributos atrasados.

Ela também garante que a companhia possa controlar melhor como os seus consumidores estão em dia com o pagamento de seus produtos. Assim, negociações ativas de dívidas podem ser feitas, reduzindo a inadimplência e aumentando os lucros.

Com os dados do ERP, a empresa terá um controle muito mais preciso e eficaz das contas a receber e a pagar. A companhia poderá acompanhar, em tempo real, quais são os pagamentos já agendados e os tributos e contas em atrasos.

As contas cuja antecipação trazem descontos também serão identificadas com maior facilidade. Dessa forma, o direcionamento de recursos será mais inteligente e capaz de criar mais receitas.

Além disso, será mais fácil negociar com clientes o pagamento de dívidas. A empresa terá acesso a todo o histórico de relacionamento do consumidor e, com tais informações, poderá levantar dados para decidir o melhor momento de entrar em contato e a melhor estratégia de negociação. Consequentemente, os prejuízos com essa área cairão drasticamente.

5.3 Manter registros atualizados

Para ter maior controle sobre os gastos, os registros devem ser bem armazenados. Isso envolve um processo seguro, robusto e que permita a atualização de informações com rapidez e agilidade.

Portanto, tome os cuidados necessários para que o ERP tenha sempre informações atualizadas. Isso ocorre, como apontamos ao longo do texto, com a integração em ERP. Ela permitirá que a ferramenta tenha informações completas sobre várias áreas da companhia, como estoque e vendas.

Esses dados devem ser utilizados pelo gestor para identificar qualquer oportunidade de corte de custos. Avalie continuamente como ocorre o uso dos recursos existentes, se existem desperdícios e gargalos operacionais dentro do ambiente de trabalho.

Também faça uma avaliação sobre o nível de qualidade das rotinas internas com o uso de indicadores de erro e aderência a prazos. Essas informações indicam a existência de processos de baixa qualidade e com gastos desnecessários.

Sempre que um problema for encontrado com o apoio da sua análise de dados, busque mecanismos para otimizar a rotina e eliminar o risco. Trabalhe com os profissionais para identificar a melhor forma de evitar a perpetuação da situação e, com isso, criar uma cadeia operacional de maior qualidade.

5.4 Controle de fluxo de caixa

O controle de fluxo de caixa é outro ponto crucial para o melhor controle dos gastos do negócio. Essa prática tem como objetivo a visualização, em tempo real, do modo como a companhia recebe e envia receitas financeiras para os seus parceiros e clientes estratégicos.

Em outras palavras, o controle do fluxo de caixa detalha todas as entradas e saídas de receitas em um determinado período. Portanto, ele é uma ferramenta crucial para identificar se algum setor está com gastos excessivos ou abaixo do esperado.

Além disso, será mais fácil identificar cobranças indevidas, como no pagamento de contas de telefone. Para auxiliar no gerenciamento desse processo, alguns pontos podem ser utilizados, como a divisão das receitas em:

  • gastos como contas de telefone, custos de TI, luz e serviços de papelaria;
  • valores investidos em serviços de fornecedores, como profissionais de TI terceirizados e gestão;
  • gastos regulares, como o pagamento de empréstimos, tributos e investimentos.

O detalhamento correto dos valores torna o processo de controle de custos mais ágil e eficaz. Os analistas financeiros saberão rapidamente os pontos com mais gastos e, assim, avaliar o que pode ser otimizado.

5.5 Fazer planejamento

Todas as estratégias listadas acima podem ter um maior impacto para a companhia se o negócio fizer um bom planejamento de médio e longo prazo. Ele deve envolver investimentos, metas de mercado, tributos a pagar e outros pontos que influenciam nos gastos da companhia. ela

Portanto, faça um levantamento dos objetivos de todos os setores e as suas necessidades. Identifique a previsão de receitas para os próximos meses, assim como as contas a pagar.

Cruze todos esses dados para avaliar quais são as possíveis receitas e gastos a médio e longo prazo. Dessa forma, será mais fácil identificar a necessidade de cortar gastos, a abertura para investimentos e os pontos que deverão ser revistos.

6. Como escolher um sistema ERP para sua empresa?

Para escolher um bom sistema de gestão, a empresa deve tomar alguns cuidados. Eles evitam que o negócio adote uma ferramenta que não esteja alinhada com as suas demandas e, assim, tenha prejuízos a médio e longo prazo. Veja abaixo algumas estratégias para aumentar o sucesso da sua escolha!

6.1 Conheça a política de privacidade

No cenário atual, a privacidade é um aspecto muito importante da escolha de qualquer software. O modo como empresas lidam com os dados de clientes influencia diretamente na qualidade da aplicação e a sua capacidade de proteger os dados sigilosos do negócio.

Portanto, avalie a política de privacidade do software que o negócio pretende adquirir. Identifique os dados que são coletados, como eles são armazenados e os processos de segurança digital.

Dessa forma, a companhia poderá escolher uma ferramenta alinhada com as suas demandas e que não influencie negativamente nos processos de compliance internos. Além disso, as chances de o negócio ter problemas com a regulamentação de tratamento de dados local serão mínimas.

6.2 Avalie o suporte do usuário

Durante a integração de uma nova solução de TI, o suporte é um time crítico. Ele permite que o negócio adote a ferramenta com mais agilidade, evitando riscos, auxiliando na eliminação de dúvidas e garantindo que a qualidade mínima esperada pelo time seja alcançada.

Portanto, sempre avalie como o suporte da empresa que desenvolve e mantém a ferramenta está estruturado. Ele deve ter um time de profissionais de TI capazes de auxiliar a equipe a eliminar dúvidas e identificar a melhor forma de solucionar problemas. Isso torna a integração será mais ágil e precisa.

6.3 Verifique a política de atualizações

As atualizações permitem que a empresa tenha acesso a novas funcionalidades e consiga corrigir erros de software. Portanto, sempre avalie como o desenvolvedor executa esse processo. Assim, você investirá em uma solução que será otimizada mesmo após a sua instalação.

6.4 Avalie as suas demandas e o perfil das suas operações

Esse é um dos pontos mais importantes do investimento em qualquer software. Conhecer o perfil do negócio e as suas demandas garante que o gestor faça o investimento em uma solução mais alinhada com as suas demandas e, assim, traga retornos melhores .

Portanto, sempre avalie e levante informações sobre como as rotinas estão estruturadas, as dificuldades enfrentadas pelos profissionais e as suas demandas a médio e longo prazo. Assim, você conseguirá evitar gastos desnecessários e escolher uma ferramenta que tenha um conjunto de recursos realmente alinhado com as suas demandas.

6.5 Avalie a existência de APIs

As APIs são interfaces que permitem o envio, a modificação e o recebimento de informações entre sistemas. Elas são cruciais para que a integração em ERP ocorra sem problemas e com custos baixos: com elas, o negócio terá um direcionamento simples para definir como (e a partir de quais mecanismos) os recursos serão unificados.

Portanto, sempre avalie quais são as APIs existentes para o ERP que o negócio pretende adotar. Verifique a documentação e os padrões de segurança existentes. Assim, ficará mais fácil para o time ter uma infraestrutura unificada.

O investimento em soluções de gestão se tornou uma tendência ao longo dos últimos anos. Elas facilitam o acesso a dados, tornam rotinas mais ágeis e times mais integrados.

Dessa forma, o negócio pode ter maior nível de competitividade. Os resultados financeiros serão maiores e acima da expectativa da companhia.

Porém, para atingir melhores resultados, o negócio deve adotar estratégias para a integração em ERP dar certo. Com isso, a solução poderá ser utilizada com outras ferramentas, como softwares para a gestão da fatura telefônica, garantindo um retorno sobre o investimento para a companhia.

Quer saber mais sobre o impacto que um bom software de gestão de telecom pode ter no seu negócio? Confira o nosso post sobre o tema!

 

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