Automação de IPTU e boletos de condomínio para construtoras: quais são os benefícios?

As construtoras possuem uma tarefa árdua quando o assunto é a gestão da contabilidade… Pois é, se você já teve a oportunidade de trabalhar com o setor financeiro desse tipo de negócio, sabe do que nós estamos falando, não é? Principalmente quando falamos de construtoras que são responsáveis por obras residenciais.

Os apartamentos, depois de construídos, ainda continuam gerando um trabalho relacionado a gestão de documentos…

Antes de entregarem as chaves para os moradores ou até mesmo antes de realizarem a vendas dos imóveis, as construtoras precisam fazer os pagamentos dos IPTUs de todos os apartamentos, são chamados de “apartamentos de estoque”. 

Agora, imagine: a construtora tem duas, três obras de edifícios, com diversos apartamentos… Como é possível organizar toda a documentação de cada um desses imóveis? 

É uma grande quantidade de documentação que as construtoras precisam dar conta… Isso, enquanto estão com outras obras em andamento…

Seria sensacional se fosse possível tornar esse processo mais fácil, não é? E melhor ainda, se fosse possível automatizar essa gestão de processos e documentos…

E se nós dissermos que isso é possível e traz benefícios essenciais para tornar o trabalho muito menos complexo?

Leia este texto até o fim e descubra como a automação de IPTU e boletos de condomínio pode ser uma grande vantagem para o mercado da construção civil!

Se você já entende da responsabilidade da construtora em relação aos apartamentos de estoque e sabe o que é um sistema de automatização de documentos, pule direto para os benefícios! Lá você vai entender exatamente porque as grandes construtoras conseguem mais obras e consequentemente conseguem crescer com uma velocidade maior!

A responsabilidade da construtora e os seus impactos para o negócio

Antes de entrarmos no ponto da automação e os benefícios na gestão de processos de documentos fiscais e administrativos para as construtoras, vamos entender um pouco melhor sobre a responsabilidade que elas possuem em relação ao IPTU?

Se você chegou a este texto, provavelmente trabalha em uma construtora e sabe do trabalho que dá a gestão de documentações fiscais para esse tipo de negócio, certo?

  • Diversos empreendimentos para processar os carnês de  IPTU e boletos de condomínio;
  • Gestão de muitos apartamentos de estoque;
  • Além da gestão do financeiro das outras obras que estão sendo realizadas pela construtora.

Sabemos que é muito fácil acabar com o financeiro da construtora desorganizado…

Mas é essencial entender que é de responsabilidade da construtora, até que os moradores tenham as chaves em mãos, o pagamento do IPTU e a gestão das documentações do projeto como um todo.

Ou seja, você como responsável pelo financeiro das construtoras, deve entender que todos os apartamentos em estoque estão sob sua responsabilidade.

Ou seja, o IPTU será pago pela construtora até que o apartamento seja finalmente vendido e as chaves sejam entregues ao morador.

É exatamente por isso que esse processo precisa estar bem organizado, e parte disso vem de uma gestão eficiente.

Porém, nem todas as construtoras contam com equipes gigantescas onde é possível definir os colaboradores que serão responsáveis apenas por essa gestão dos IPTUs e boletos de condomínio dos apartamentos de estoque…

É  aqui que acontece o maior impacto dessa responsabilidade da construtora, já que mesmo após terminar a obra, o empreendimento ainda está sob responsabilidade dela e, enquanto não é vendido e entregue aos novos donos, o financeiro da construtora deverá dar conta de toda a gestão de processos e documentos.

Afinal, nenhuma construtora quer entregar um apartamento para o morador com o IPTU atrasado, não é?

Por isso, é extremamente necessário buscar alternativas que tornem o trabalho muito mais fácil e prático…

A automação da gestão e de processos relacionados a documentos da construtora é uma das soluções mais sensatas a serem aplicadas ao negócio nesse momento…

Entendendo o que é a automatização da gestão de documentos

Como você já sabe, a gestão de documentos é um processo bastante complexo para a área de construção civil. Mas, com a automatização, é possível fazer com que esse trabalho seja mais eficiente e menos desgastante.

Porém, você já sabe o que exatamente é a automatização?

Devemos agradecer e muito a tecnologia por trazer inovações para todos os tipos de segmento do trabalho, além de parar de achar que essas novas tecnologias estão ocupando o trabalho humano.

No fim das contas, elas apenas reforçam o quanto a capacidade humana deve ser utilizada para fins estratégicos e não para atividades mecânicas.

E é exatamente o que uma tecnologia ou um sistema de automatização da gestão de documentos é capaz de fazer.

Basicamente, essa tecnologia faz com que todas as atividades que envolvem a coleta, organização, auditoria e indexação de documentos, seja feita de forma automática, através de uma tecnologia chamada Robotic Process Automation (RPA).

Entenda a fundo o que é o RPA aqui >

Seria incrível se você pudesse deixar uma máquina resolver todas essas questões para utilizar o seu tempo ou do seu time do financeiro de uma forma mais eficaz, não é?

Mas, vamos entender mais a fundo quais são as vantagens e benefícios diretos para as construtoras?

5 benefícios da automação de IPTU e boletos de condomínio para as construtoras

Todo investimento deve trazer um benefício prático, não é mesmo? Seja ele a longo ou a curto prazo. Com a automatização da gestão de documentos, você garante benefícios para agora e para o futuro. Entenda:

1. Mais tempo para a sua equipe;

Sua equipe não precisa gastar o tempo que possuem realizando atividades mecânicas e que não trazem resultados estratégicos para a sua equipe.

Uma das maiores vantagens do investimento em tecnologia, geralmente está relacionada a economia de tempo. Aqui não seria diferente…

Com um sistema de automação de documentos fiscais e administrativos, você garante que o seu time pare de gastar todo o tempo com a gestão dos IPTUs. 

Assim, todo o financeiro pode se concentrar em uma gestão mais estratégica de outras áreas da construtora. seja em relação ao controle financeiro das obras que estão acontecendo ou até mesmo de projetos futuros.

2. Consegue atender uma maior demanda de obras

Com a economia de tempo da sua equipe, além da automatização de um processo que era bastante trabalhoso, você com certeza vai conseguir atender uma maior demanda de obras.

Ou seja, não existe mais a preocupação de: “meu deus, nosso financeiro já está com vários apartamentos de estoque para dar conta, vamos ter que esperar para iniciar outro projeto”.

Pelo contrário, você não terá mais esse empecilho em relação a gestão da documentação dos apartamentos de estoque.

3. A guarda fiscal é garantida;

Toda a documentação fiscal precisa ser guardada pela empresa pelo período que é previsto por lei. Mas, além de uma obrigação tributária, a guarda fiscal mantém todos protegidos em relação aos tributos pagos e a comprovação dos mesmos.

Ao investir na automatização da gestão das documentações, você garante que os IPTUs e boletos de condomínio sejam mantidos no sistema (em uma nuvem protegida), pelo tempo que precisar.

4. Os sistemas se integram com as notas fiscais das prefeituras

Os sistemas de automatização, como é o caso do NFX, o sistema do Conta Mínima que falaremos em seguida, possuem uma integração nativa com diversas prefeituras, facilitando todo o processo de lançamento das notas fiscais.

Consulte a lista das prefeituras que o NFX possui integração nativa >

5. Integração com softwares ERP

Uma das grandes vantagens da automatização da gestão de IPTUs e boletos de condomínio é a possibilidade que os sistemas possuem de integração com ERPs.

Assim, é possível ter maior economia de tempo, visto que também não é necessário fazer a inserção de todas as informações na plataforma, atividade que é feita de forma automatizada e robotizada.

Conheça o NFX

O NFX é uma das opções disponíveis no mercado para transformar a gestão de documentos fiscais da sua construtora!

O nosso software traz todas essas vantagens, ao automatizar o processo que hoje, se for feito de forma manual, leva muito mais tempo e é muito mais trabalhoso.

Abaixo, nós separamos um case para mostrar como esse sistema pode ser benéfico para você…

O relato de uma construtora…

Pensando em como é possível que você visualize melhor como a automatização dessa gestão de documentação faz diferença no dia a dia da construtora, resolvemos compartilhar a experiência de um dos atuais clientes do NFX.

A MPD Engenharia é uma construtora que decidiu transformar a sua gestão de documentação.

De acordo com dados que foram conferidos diretamente com a construtora, eles possuem cerca de 2.000 apartamentos em estoque ou alugados, com a necessidade de lançar manualmente no ERP todos os carnês de condomínios e IPTU. 

Eram mais de 3.000 lançamentos por mês que necessitavam de um trabalho manual bastante complexo. 

Ao automatizar todo esse processo com o NFX, a construtora conseguiu aliviar toda a carga de trabalho que estava com o financeiro, gerando mais tempo estratégico para a equipe.

Incrível, não é?

O que você achou da automatização?

Ficou com alguma dúvida? O que você acha de automatizar processos de gestão de documentos? Ficou interessado no NFX?

Entre em contato com a nossa equipe, clicando no banner abaixo, e descubra (sem compromisso algum), como o NFX pode ser benéfico para a sua construtora!

Não deixe de acompanhar o nosso blog para mais informações e dicas sobre a automatização e a gestão de documentos fiscais.

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