Conheça as vantagens de automatizar o lançamento de NFS-e

Conheça as vantagens de automatizar o lançamento de NFS-e

A integração de soluções de TI pode trazer grandes benefícios para o ambiente corporativo, sendo o principal, um aumento do nível de automação nos fluxos de trabalho. Automatizar o lançamento das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas das companhias telefônicas, por exemplo, pode facilitar o trabalho da equipe como um todo.

E a integração com ERP das rotinas de gestão de notas fiscais de serviço é um passo-chave para a empresa evitar falhas nessa área e, assim, ter uma rotina com elevado padrão de qualidade.

As vantagens e benefícios para a empresa são muitas, além de melhorar a qualidade, ainda garantimos uma maior eficácia e produtividade do uso de pessoas nas organizações. 

Não é à toa que muitas empresas já estão adotando essa estratégia para diminuir erros e reduzir o tempo gasto com o lançamento da nota fiscal de serviço em seus softwares. Se você ficou curioso e quer saber mais sobre como essa estratégia pode beneficiar a sua empresa, mas calma, você vai entender melhor.

A importância de automação do processo de lançamento da NFS-e

A automação é uma escolha que deve ser adotada por qualquer companhia que tem problemas com o gerenciamento das suas notas fiscais de serviço. 

E vale lembrar que o processo para tomar conta das notas fiscais é bastante complexo e exige um tempo grande das equipes responsáveis. Isso porque, para que o gerenciamento das notas fiscais aconteça sem deixar passar nenhum erro, é necessário tomar muito cuidado.

Mas, com a automação do processo, essa prática elimina as interações manuais que envolvem a coleta, a emissão e o armazenamento das notas fiscais de serviço emitidas e recebidas pela companhia. Assim, erros passam a ser menos frequentes e a empresa pode direcionar os seus recursos para áreas críticas.

E os benefícios vão ainda mais longe: a empresa terá uma rotina de gestão e acesso a dados mais centralizada e fácil de ser acompanhada. Além disso, as chances de uma NFS ser extraviada ou perdida serão muito menores.

Outro ganho que a empresa tem ao investir na automação é a possibilidade de reduzir atrasos

Ou seja, o tempo, que muitas vezes é escasso dentro das empresas, passa a ser maior, visto que a automatização irá retirar funções manuais e básicas da equipe. 

O controle dos documentos será feito em um ambiente automatizado, com as informações sendo classificadas automaticamente pela ferramenta do negócio. Dessa forma, será muito mais fácil garantir um controle preciso da rotina interna.

Em outras palavras, a automação dos processos relacionados ao gerenciamento das notas fiscais de serviço é um investimento que garante um fluxo mais preciso e ágil para as rotinas internas. Independente da área envolvida, seja ela TI ou RH.

Gargalos e falhas serão menos frequentes, assim como os prejuízos causados por atrasos e problemas na gestão de dados. Consequentemente, a companhia terá uma rotina administrativa com mais capacidade de atingir os resultados esperados a médio e longo prazo.

A automação desses processos pode ser vista com essencial nos dias de hoje, visto que isso pode gerar grandes economias para as empresas. Mas, como fazer isso acontecer?

Integração com ERP do sistema de NFS é a mais indicada?

A integração da gestão das notas fiscais de serviço com o ERP é indicada para todos os negócios, mas, em alguns casos, pode ser algo fundamental para o sucesso da empresa. 

Um dos exemplos que podemos apontar é quando as empresas trabalham com a terceirização de serviços corporativos. A estratégia auxilia esse tipo de companhia a ter mais agilidade e a criar soluções mais flexíveis.

Companhias com problemas na contabilidade também podem adotar essa integração. Assim, os erros na área caem e o time de contadores pode ter um foco maior em processos estratégicos.Se o negócio lida diariamente com um grande volume de notas fiscais de serviço, a integração com ERP pode ser fundamental. Elas conseguirão reduzir drasticamente o tempo gasto com essa rotina e, assim, ter mais competitividade e foco em atividades estratégicas.

Entenda como funciona a automação da NFS na Conta Mínima

O NFX é um sistema web para a coleta, a recepção, o armazenamento e a preparação de notas fiscais de serviço. Ele pode ser integrado com um sistema de gestão, reduzindo o tempo necessário para as informações serem inseridas no ERP.

A coleta das informações pode ser feita diretamente nos sistemas da prefeitura (quando disponíveis por esta), antes que a nota seja enviada aos clientes. Assim, não há o pagamento de juros ou multas por atrasos e outros tipos de falhas operacionais.

Os dados também podem ser coletados no sistema de e-mail da empresa ou em um repositório de arquivos, como FTP. Assim, é possível ter acesso a mais dados de modo automático e reduzir riscos.

O sistema permite o lançamento manual das notas, pois em alguns casos essa funcionalidade ainda é necessário. Assim, facilita-se o acesso aos dados e diminui o tempo utilizado nessa função.

Mas como funciona essa integração?

A integração funciona de uma maneira simples: primeiramente, o sistema NFX é responsável por coletar (via webservice quando disponível, por email ou ftp), agrupar e indexar a NFS.

Os dados são disponibilizados numa plataforma web para validação das informações, como o valor faturado e a tributação aplicada, além de eventuais desvios. Uma vez que os dados sejam validados, o sistema integra ou exporta o resultado do processamento das NFS que foram aprovadas pelo usuário.

A consolidação dos dados no ERP da empresa é feita considerando o formato de arquivo esperado pelo ERP. A troca de informações é feita via web service, evitando atrasos e problemas de comunicação.

As vantagens de investir no NFX para integrar o seu ERP com a emissão de notas fiscais de serviço

Investir em uma ferramenta de automatização como o NFX pode trazer vários benefícios para a empresa, que vão desde a redução de gastos, passando pela diminuição de chance de erros, além de uma otimização do seu negócio. Entenda:

Redução de gastos

O primeiro benefício está ligado à redução de custos: o tempo necessário para executar processos administrativos cairá drasticamente, assim como o uso de papel e o número de pessoas necessárias para executar rotinas administrativas.

É importante ressaltar que a automatização não provoca corte de pessoas, apenas uma readequação das atividades e um melhor tempo. Assim como outros cortes em gastos desnecessários, como comentamos anteriormente.

Menos problemas de compliance

A companhia terá a certeza de que todas as NFS-e serão registradas corretamente. Isso evitará problemas de compliance, uma vez que todos os dados estarão salvos conforme as regras locais e internas da empresa.

Redução de prazos e erros

A validação de serviços contratados ocorrerá em prazos menores e com menor risco de erros. Assim, a empresa poderá evitar atrasos no pagamento de fornecedores e prejuízos como multas e juros.

Mais dados para otimizar o negócio

Por fim, o maior número de dados digitalizados permite que a empresa tenha mais meios para se otimizar. O gestor conhecerá, de modo preciso, como é estruturado o fluxo de operações da companhia e, assim, conseguirá realizar uma análise completa sobre o que deve ser melhorado pela companhia.

Gestão de tempo

A melhoria no gerenciamento de tempo da sua equipe acontecerá de forma rápida, visto que as atividades que antes eram realizadas manualmente, agora serão automatizadas, dando tempo para que os colaboradores possam pensar de forma mais estratégica.

Ações mais estratégicas

Como comentamos no tópico anterior, com mais tempo, as equipes acabam tendo a chance de pensar e agir de forma mais estratégica. Ou seja, é possível reduzir ainda mais os seus gastos, se a equipe estiver com foco em pensar em soluções para isso, ou trazer novas estratégias de gestão que possam aumentar ainda mais a produtividade do time como um todo.

Tecnologia é fundamental para empresas modernas!

Toda empresa moderna sabe que a tecnologia pode ser fundamental para gerar melhores resultados. Hoje, a TI permite que negócios sejam muito mais flexíveis, ágeis e inovadores. Além disso, ferramentas tecnológicas desempenham um papel fundamental para reduzir falhas internas e criar um ambiente de alta performance.

Isso ocorre, por exemplo, se a empresa investe na integração com ERP das ferramentas de emissão de NFS utilizando ferramentas como o NFX. Essa estratégia amplia o nível de automação interna e evita falhas e atrasos. Os custos também são eliminados junto com erros, garantindo que toda a empresa possa direcionar mais recursos para se otimizar e ser mais competitiva.

Entendeu agora que integração é a chave para garantir a eficácia e o sucesso do trabalho?

Agora, se você busca automatizar o processo para diminuir o tempo gasto com isso pela sua equipe, reduzir gastos desnecessários e tornar o trabalho ainda mais eficiente, por que ainda não entrou em contato para saber mais sobre a Integração da Conta Mínima?

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