Conheça os benefícios de usar um sistema de automatização de processos

O sistema de automatização de processos dentro das empresas geralmente faz parte de um processo bastante trabalhoso! Afinal, são diversos documentos emitidos, que precisam ser organizados, auditados, revisados e guardados de forma organizada. Isso acaba ocupando um tempo muito grande das equipes responsáveis… algo que pode ser evitado, ao investir em softwares de automatização de processos, como o NFX, a plataforma da Conta Mínima para a gestão deste tipo de documentação.

Nós sabemos o quanto a realidade de organização de documentações dentro das empresas é bastante complicada. São diversos setores para dar conta, processos manuais sendo realizados a todo momento, estes muito suscetíveis a erros e que podem gerar alguns prejuízos para o negócio, além do desperdício de tempo dos colaboradores em atividades de execução, que não são nada estratégicas.

E isso se agrava ainda mais quando nós falamos sobre a documentação fiscal, onde é primordial que esse trabalho seja realizado com a menor chance de erro possível! Se possível, que o processo não tenha erro algum.

Com os avanços tecnológicos, a automatização do processo de gestão de documentos fiscais se tornou possível! Ou seja, hoje em dia é muito mais seguro investir em uma tecnologia que traga essa segurança e evite os erros.

Quem trabalha em qualquer empresa sabe da importância da gestão de documentos para o negócio, não é? Seja simplesmente para confirmar informações diante de órgãos governamentais ou para elaborar estratégias baseadas em relatórios da gerência e principalmente para fazer o acompanhamento e a geração das notas fiscais.

Longe de qualquer um falar que as equipes não tem competência para realizar essas atividades. Mas, não seria muito melhor que todos estivessem focados em estratégias do que em atividades de rotina?

Pois é, a tecnologia está aí para nos ajudar e trazer diversos benefícios para as empresas.

Mas você ainda não se convenceu de que essa solução pode ajudar e muito a empresa, não é? Então vamos apresentar a você os maiores benefícios de um software que traga essa tecnologia da automação para a gestão dos documentos.

Antes de mais nada: entenda o que é um software de gestão de documentos

Um software de gestão de documentos é basicamente uma plataforma robotizada, voltada para realizar tarefas como o lançamento de notas fiscais, validação das mesmas, auditoria, indexação, além de também ser possível ter uma integração com o ERP utilizado pela empresa, para fazer o lançamento dessas notas.

Nada mais é do que uma espécie de organizador automatizado. 

Ou seja, aquela atividade que algum outro colaborador da organização realiza a mais, porque alguém precisa fazer. Seja no lançamento dos documentos fiscais, na auditoria do mesmo ou na inserção manual no ERP.

E nós somos humanos, não somos? Erros acontecem… ainda mais quando falamos de atividades mecânicas. O problema é que esses enganos podem acabar gerando prejuízos financeiros para as empresas.

A tecnologia utilizada aqui é a Robotic Process Automation (RPA), uma inovação que utiliza robôs para imitar algumas ações humanas, resolvendo atividades mecânicas sozinho.

Fácil, prático e rápido!

Os benefícios de usar um sistema de automatização de processos

Quer entender melhor quais benefícios isso pode gerar para o seu negócio? Separamos uma lista com as 8 principais vantagens na utilização de um software de gerenciamento de documentos fiscais! Vamos lá?

No restante do conteúdo você vai conferir os seguintes benefícios em usar um sistema de automatização de processos:

  1. Chega de gastar com a internalização das atividades;
  2.  A sua equipe não perde mais tempo;
  3. Não perca informações valiosas e facilite o acesso a elas;
  4. Guarda Fiscal garantida;
  5. Chega de prejuízos financeiros;
  6. Não perca as datas de lançamento das notas de serviço;
  7. Integração com sistemas da prefeitura;
  8. Integre o software com um ERP. 

1. Chega de gastar com a internalização das atividades!

Internalizar trabalho às vezes sai mais caro do que você procurar uma opção de terceiro que resolva os seus problemas. Nós sabemos que a sua equipe dá conta do serviço de gestão de documentos, principalmente quando se trata das notas fiscais, que possui um grau de preocupação e atenção muito maior.

Mas, erros acontecem. E para evitar qualquer preocupação em relação a isso, nada melhor do que uma tecnologia que garanta toda a segurança do processo.

E isso pode ser ainda mais barato para a empresa do que manter todos os colaboradores focados em atividades mecânicas e que não trazem nenhum outro tipo de benefício para a organização que não sejam atividades sendo realizadas.

Essa internalização das atividades pode ser evitada através de um sistema de automatização de processos, gerando um aumento de produtividade estratégica para todo o time que era responsável por essas atividades anteriormente.

2. A sua equipe não perde mais tempo

O lançamento de Notas Fiscais de Serviço, por exemplo, é uma atividade que exige bastante cuidado dos responsáveis. Isso porque existe uma grande quantidade de notas emitidas pelas empresas, essas que devem ser conferidas, auditadas e depois, lançadas pelos colaboradores de forma manual.

Um sistema web, com o NFX, que atua na coleta, recepção, armazenamento e preparação de notas fiscais de serviço para lançamento automatizado no ERP, pode tornar o processo muito mais dinâmico.

Isso permitirá que a sua equipe desenvolva um trabalho muito mais estratégico e não fique mais presa a uma atividade que muitas vezes pode levar dias.

3. Não perca informações valiosas e facilite o acesso a elas!

A segurança de ter todos os dados da sua empresa salvos em um sistema único é primordial, principalmente quando falamos dos documentos fiscais.. Os sistemas que utilizam a internet utilizam diversas formas para proteger os dados que estão na nuvem, desde os diferentes níveis de acesso a diferentes usuários, até mesmo os backups diários de informações existentes no banco de dados.

Além disso, vale lembrar que um software de gestão de documentos pode auxiliar na busca, facilitando a disponibilização das informações de forma muito mais ágil e eficaz.

4. Guarda Fiscal garantida!

A guarda fiscal é uma obrigação tributária de qualquer empresa. Provavelmente você já sabe disso, mas é muito importante deixar claro: as obrigações vão muito além do pagamento dos tributos, é necessário manter a guarda de todas as notas fiscais durante o período que é previsto por lei, que gira em torno de cinco anos, para a maioria dos casos.

Mas, além de uma obrigação, é uma proteção para os contribuintes em relação a tentativa do poder público em fazer a constituição do crédito tributário. Ou seja, é essencial manter todos os documentos arquivados.

E isso se relaciona diretamente ao tópico anterior, afinal, é necessário guardar toda a documentação fiscal de forma segura e organizada, algo que um software de automatização de processos pode fazer de maneira prática e rápida.

5. Chega de prejuízos financeiros!

Além de não ocupar mais o tempo da sua equipe, você também evita aqueles erros que passam despercebidos!

Qualquer descuido com a documentação fiscal pode gerar desconfortos para a empresa, como multas e consequentemente um prejuízo financeiro.

Com a utilização de um software de gestão dessa documentação, acaba ficando muito mais fácil e seguro, como por exemplo em relação ao não esquecimento das datas de lançamento das notas fiscais, já que o processo é todo automatizado, conforme mencionaremos abaixo!

6. Não perca as datas de lançamento das notas de serviço

Você precisa garantir que todas as notas sejam lançadas no prazo correto, mas será que isso sempre acontece?

Geralmente não há um prazo de validade fixo para as notas fiscais, o que dificulta a criação de uma rotina, quando o processo de lançamento é feito de forma manual. Apesar de o prazo de validade ser de 3 dias, na maioria dos casos.

Mas com a utilização de um software de gestão dos documentos fiscais, você garante a eficácia do processo, sem a perda de datas

7. Integração com sistemas da prefeitura

Ao utilizar um sistema de automatização de processos, você pode contar inclusive com uma coleta automática das notas fiscais através dos sistemas das prefeituras, quando elas disponibilizam a documentação.

Isso pode ser feito antes que as notas sejam enviadas aos clientes, tendo como principal vantagem o fato de que é possível evitar o pagamento de multas, juros e outras falhas operacionais causadas pelo atraso.

8. Integre o software com um ERP

Talvez um dos pontos mais benéficos é que um software de gerenciamento da documentação fiscal (como é o caso do NFX da Conta Mínima) é a possibilidade de integração com o ERP utilizado pela empresa.

A ferramenta NFX é um exemplo disso, visto que ela possui integração nativa com o ERP da Senior Sistemas, empresa com sede em Blumenau que inclusive é um dos nossos clientes.

A principal vantagem aqui é que essas integrações com ERPs, possibilitam uma maior economia de tempo, visto que também não é necessário fazer a inserção de todas as informações na plataforma, atividade que é feita de forma automatizada e robotizada.

E o que o NFX pode fazer por você?

O software de gestão de documentações fiscais da Conta Mínima pode trazer todas essas vantagens para a sua empresa. Automatizando todo o processo que hoje, se for feito de forma manual, leva muito mais tempo e é muito mais trabalhoso.

Entenda um pouco como funciona através do fluxo abaixo:

Fonte: Conta Mínima

É assim mesmo: fácil, prático e rápido! A sua chance de revolucionar a forma como você trabalha com as documentações na sua empresa.

Conheça o NFX, o software do Conta Mínima clicando aqui! Agende a sua demonstração sem compromissos para saber a fundo como nós podemos te ajudar.
Continue acompanhando os conteúdos do nosso blog para mais informações e dicas sobre como fazer a gestão dos seus documentos.

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