GED – Gestão eletrônica de documentos: o que é e qual sua importância?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma das maneiras mais eficazes da atualidade para empresas que precisam lidar com documentos, papéis, ativos de informação etc. Muitos documentos são essenciais e por isso, é primordial que sejam organizados para que não sejam perdidos.

A sua agenda e a do seu time de colaboradores é cheia de atividades que exigem tempo estratégico? Você simplesmente não consegue mais organizar toda a documentação gerada pela empresa, semestre após semestre, ano após ano?

Pois é, geralmente as tarefas manuais de organização de documentos é algo bem complexo e que exige tempo.

Não que a atividade seja literalmente difícil de ser realizada, mas a sua complexidade se revela na falta de contribuição estratégica que a mesma deixa de trazer para a empresa. O tempo de um, ou alguns, colaboradores será utilizado para uma tarefa mecânica e que não traz nada de realmente relevante para o dia a dia das organizações.

Procurar por soluções que auxiliem nessas atividades, portanto, é essencial para quem quer mudar essa realidade.

E a notícia boa, em meio a tantos documentos desorganizados, é que a tecnologia já traz soluções para que o setor empresarial torne esse trabalho mais eficaz. É o caso da GED. 

Aqui você vai entender o que é a Gestão Eletrônica de Documentos, quais são os benefícios e vai conhecer o NFX, uma solução que pode ser aplicada na sua empresa.

Leia até o fim para entender exatamente como esse investimento em organização, de forma eletrônica, pode transformar o trabalho realizado por você e sua equipe.

O que é o GED?

Você com certeza já ouviu ou leu aquela frase “Have a blog, save a tree” (tenha um blog, salve uma árvore), não é?

Se não, essa frase revela um pouco sobre o que é a tendência digital e como ela substituiu os documentos impressos, tanto no entretenimento, quanto no universo empresarial. 

Claro que essa questão envolve muito mais o cuidado com o meio ambiente, mas a facilidade que a tecnologia nos entregou, também é uma das razões pelas quais os documentos impressos perderam espaço.

Hoje, é difícil encontrar empresas que trabalham com muitos documentos impressos e as que ainda trabalham, já devem começar a olhar para formas de mudar essa realidade.

Mas o ponto que estamos querendo trazer aqui é sobre o boom da tecnologia e da substituição dos papéis pelos documentos eletrônicos.

Porém, a facilidade do uso deste tipo de documentação eletrônica não só trouxe facilidades, como novos desafios. O principal deles e que já era um grande problema com os papéis é: como fazer a organização e uma gestão eficaz dos documentos eletrônicos? Afinal, eles continuam sendo muito importantes e muitos deles precisam ser organizados, precisam estar em locais de fácil acesso e por aí vai.

E foi assim que surgiu a GED. A Gestão Eletrônica de Documentos é uma ferramenta tecnológica que:

  • Gera;
  • Arquiva;
  • Organiza;
  • Faz o envio;
  • Compartilha;
  • e localiza documentos.

Tudo isso de forma automatizada.

Ou seja, todo o trabalho mecânico da equipe administrativa pode ser realizado de forma muito mais simples.

Incrível, não é?

Mas por que investir na Gestão Eletrônica de Documentos?

Estamos passando por uma onda de digitalização muito maior do que imaginávamos e muito mais rápida. Hoje, as ferramentas digitais e a tecnologia fazem parte do nosso dia a dia, ou seja, é impossível nos livrarmos dos aparatos eletrônicos. 

Isso só nos mostra o quanto devemos começar a investir em tecnologia para tornar o nosso trabalho muito mais fácil.

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Muito além de apenas estar atualizado com as novas tecnologias, investir na GED traz inúmeros outros benefícios para a vida da empresa. Quando explicamos, no tópico anterior, você provavelmente deve ter visualizado quais são as vantagens que uma ferramenta como essa pode trazer, não é? Mas vamos conferir quais são esses benefícios?

Pare de fazer atividades maçantes

Talvez essa seja uma das maiores vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos

O tempo gasto, seu e da sua equipe administrativa, com documentações importantes para o negócio, com certeza ocupa grande parte da rotina do trabalho.

Essas atividades burocráticas são necessárias, mas como trouxemos acima, essas atividades não acrescentam em nada para uma visão estratégica do negócio. Afinal, elas fazem parte apenas da organização da empresa. 

É uma necessidade!

Ao investir na GED, é possível automatizar todo esse processo e reverter o tempo da equipe em um tempo muito mais eficaz e que realmente faça diferença para administração da empresa.

Já imaginou se todas aquelas atividades burocráticas do dia simplesmente desaparecessem, mas sem o problema de que elas não sejam realizadas?

Com esse tipo de tecnologia, você garante que isso aconteça e com menos chances de erros, o que nos leva ao próximo tópico…

Diminua os erros

Cansou de perder documentos importantes para a empresa por falta de organização e de uma gestão administrativa adequada?

Nem sempre a equipe tem culpa sobre esses documentos perdidos. Precisamos aceitar o fato de que qualquer trabalho manual está sujeito a erros. 

É por isso que investir em uma ferramenta que auxilie na diminuição desses erros, além da diminuição na chance de perder os documentos é essencial. Algo que as soluções de Gestão Eletrônica de Documentos podem fazer pela empresa.

Segurança de armazenamento

Um ponto de vantagem que é realmente muito importante para as empresas, que precisam armazenar notas fiscais por anos, por exemplo, além de guardar outros documentos importantes, é o armazenamento seguro.

Geralmente, as soluções de GED trabalham com um sistema em nuvem, completamente seguro, garantindo que toda a documentação da empresa estará guardada… E melhor, sem ocupar espaço.

Economize espaço

A era de armários para guardar documentos já passou!

Agora, fica muito mais fácil manter toda a documentação necessária, sem ocupar nenhum tipo de espaço físico. Como já informamos no tópico anterior, todos os documentos ficam armazenados em nuvem, o que além da segurança, garante essa economia do espaço.

Localização imediata

Outra atividade que já ficou no passado há um bom tempo é a busca interminável por arquivos em armários. E claro, se a era dos armários já passou, a da procura também…

Com um sistema que trabalhe com o GED, você consegue encontrar documentos de forma imediata!

Conheça uma solução eficaz para a Gestão Eletrônica de Documentos: o NFX.

Você deve estar se perguntando, mas onde eu encontro uma ferramenta que faça essa Gestão Eletrônica de Documentos?

Aqui na Conta Mínima, nós desenvolvemos um produto onde é possível coletar, agrupar e indexar NFS e outros tipos de documentações.

Quer transformar a forma como você faz a sua gestão de documentos? Então aqui está a sua chance! Clique no banner abaixo e agende um horário para conversar com a nossa equipe e entender tudo sobre o NFX.

E não pare de acompanhar o nosso blog. Aqui você encontrar diversas dicas e curiosidades sobre a gestão de documentos, entre outros temas que podem ser informativos e geradores de insights para o seu negócio!

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