O que você deve saber sobre software para gestão telecom?

Escolher um software de gestão de telecom não é uma tarefa fácil, não apenas por existirem várias opções hoje no mercado, mas também por muitas empresas acreditarem que não precisam de uma ferramenta como essa em seu dia a dia.

Como a internet tem se mostrado uma grande opção de comunicação informal, o seu uso pelas organizações aumentou muito nos últimos anos, fazendo com que algumas empresas abandonassem a utilização de outras formas de contato, inclusive o uso de telefonia.

Contudo, essa tecnologia está voltando a ser utilizada, pois, com a popularização dos smartphones, hoje quase todas as pessoas têm um telefone em mãos e o contato direto com as empresas é muito mais simples e rápido.

Neste post, nosso intuito é mostrar para você o que é um software de gestão de telecom, como ele funciona, seus principais benefícios e como ele poderá melhorar a rotina de sua empresa, não apenas gerindo contatos externos, mas também internos. Confira esse artigo completo escrito para você!

Quais os desafios da telefonia nas empresas?

Durante algum tempo se achou que as comunicações por meios alternativos, como a internet, poderiam substituir a telefonia dentro das organizações, porém essa previsão se mostrou errônea, sendo que o que estamos vivendo é uma evolução dessa tecnologia.

A área de comunicação de uma organização é não apenas considerada estratégica, mas também fundamental para o seu desenvolvimento e crescimento no mercado. No entanto, é preciso enfrentar os altos custos atuais das operações telefônicas, que inviabilizam sua utilização.

Quanto maior a necessidade de comunicação de uma empresa, maiores seus custos e, caso não haja um planejamento estratégico, pode ser que o setor de telefonia comece a prejudicar os resultados da empresa, tornando-se aos poucos um desafio aos gestores.

O gestor de TI, geralmente o responsável direto pelas comunicações de uma organização, deve ter controle absoluto das despesas relativas à telefonia dentro de uma empresa, sabendo quais são os ramais que mais consomem serviços e o porquê disso.

Esse entendimento permite traçar estratégias contundentes de controle de despesas que permitam utilizar com sabedoria o potencial de suas linhas telefônicas sem o aumento dos custos de uma forma inesperada.

Contudo, realizar um controle eficaz sem o auxílio de nenhum tipo de tecnologia ou ferramenta é algo praticamente impossível, uma vez que, a depender do tamanho da companhia, são inúmeras linhas a serem controladas.

Além disso, outro desafio comum no uso de telefonia por parte das empresas é realizar a verificação do que está sendo cobrado pelas operadoras — fornecedores de linhas e serviços — com o que realmente foi utilizado pela empresa, sendo que muitas vezes pode haver discordâncias que aumentam os custos operacionais.

O que é gestão de telefonia?

A gestão de telefonia, busca a eficiência operacional, proporcionando uma boa rotina de trabalho, visando melhorar a produtividade, otimizando os recursos disponíveis e resultando na redução dos custos empregados em comunicação.

Uma das formas pelas quais a gestão atinge todos os objetivos descritos é por meio do estabelecimento de procedimentos específicos e novas políticas de uso para racionalizar a forma como a telefonia é aplicada na comunicação, seja interna ou externa.

O uso de soluções especializadas, como um software de gestão específico, é uma das formas mais eficazes de obter uma melhora na gestão da telefonia, alcançando todos os objetivos esperados e evitando problemas.

Essa também é considerada uma ótima forma de redução de custos corporativos, sendo que reduzir gastos é uma meta comum dentro de qualquer tipo de organização, independentemente do ramo de atuação em que se encontra.

A tecnologia e os novos meios de comunicação não encerraram a utilização da telefonia e sim ampliaram o seu escopo de uso e ferramentas disponíveis. O avanço tecnológico permitiu a criação de várias soluções que melhoram o dia a dia das empresas, como:

  • link de voz;
  • link de dados;
  • satélites de comunicação;
  • telefonia fixa;
  • infraestrutura de rede;
  • telefonia móvel;
  • central de atendimento;
  • entre outros.

Contudo, ao mesmo tempo que novas ferramentas surgem para aumentar as possibilidades de comunicação de uma empresa, a demanda por gestão também é maior, devido ao novo grau de complexidade de um ambiente cada vez mais cheio de diferentes soluções.

O que é um software para gestão de telecom?

Entender uma fatura emitida pelas operadoras de telefonia em nosso país não é uma tarefa simples, ainda mais que cada fornecedor de serviços trabalha utilizando um modelo próprio e parece que eles não fazem nenhuma questão de se fazer entender como deveriam.

Esse é um grande problema, pois a comunicação é um dos principais gastos para muitas empresas em vários segmentos de atuação, dificultando a possibilidade de organizar melhor seus custos de operação e verificar quais seus reais gastos com telefonia.

Dentro desse contexto surgiram os sistemas chamados de Analisadores de Faturas, um tipo de software especializado em agrupar dados encontrados dentro das faturas emitidas pelos prestadores de serviços e possibilitar uma análise minuciosa por parte das organizações.

Teoricamente, com base nessas informações, seria possível para as empresas compreender onde estão sendo gastos seus recursos demandados pela telefonia e tomar ações, visando um melhor planejamento de suas atividades e redução de seus custos com comunicação, sem perder a qualidade.

Esse foi um primeiro passo para que as organizações pudessem melhorar sua compreensão geral dos reais custos com telefonia em suas operações, ainda mais dentro de empresas com grande volume de comunicação, onde se passa facilmente de dez faturas diferentes, demandando um grande poder de análise.

Por meio desses primeiros sistemas, era possível verificar como estavam sendo aplicados os recursos investidos em comunicação e realizar uma análise mais profunda do perfil de cada usuário e quais seriam os planos ideais para cada um dos setores corporativos.

Contudo, era preciso evoluir, pois a gestão de todo o ambiente de telefonia de uma organização é muito mais complexa que apenas realizar a análise de uma série de faturas, mesmo que essa funcionalidade seja muito importante.

Essas primeiras plataformas deram o pontapé inicial para algo mais sofisticado, o que chamamos hoje de software de gestão de telefonia, um sistema muito mais completo e robusto para lidar com todos os desafios encontrados no setor de comunicação de uma empresa.

A proposta desses sistemas é não apenas auxiliar na análise de faturas e planejamento de gastos, mas também permitir um controle geral de todos os ativos de telefonia dentro da organização, realizar a leitura e interpretação dos perfis de usuário e auxiliar na redução de custos operacionais.

Por exemplo, ao realizar uma leitura completa acerca dos gastos realizados com telefonia e os serviços utilizados, o sistema pode sugerir que a troca de operadora seja a melhor opção para se economizar mais.

Qual a importância de um software de gestão de telecom?

Independentemente do tamanho de uma empresa, a utilização de um software de gestão de telecom é indispensável, uma vez que permite ao gestor entender quanto ele realmente gasta e onde estão sendo aplicados esses recursos.

Com a popularização da computação em nuvem, boa parte das ferramentas atuais são online, sem a necessidade de instalação e permitindo um controle eficaz de qualquer lugar e a qualquer hora, trazendo mobilidade ao gestor.

Dessa forma, é possível cadastrar e resgatar dados com grande facilidade e agilidade, gerando relatórios simples e de fácil compreensão em pouco tempo, subsidiando as principais decisões acerca da telefonia da empresa.

Além disso, a centralização dos dados de comunicação é outro ponto muito importante garantido pelo software de gestão de telefonia, que se mostra como uma ferramenta fundamental para entender os gastos relativos aos contatos realizados.

É possível verificar ponto a ponto quais são os colaboradores que mais utilizam a telefonia, entre outras informações atreladas a cada uma de suas linhas telefônicas e canais de comunicação, melhorando muito o controle realizado.

No entanto, na hora de buscar por uma ferramenta como essa, o ideal é contar com uma consultoria em telefonia, composta por profissionais especializados que poderão verificar suas reais necessidade e indicar a melhor plataforma para a sua empresa.

Quais os benefícios dessa ferramenta?

São vários os benefícios de uma ferramenta como o software de gestão de telefonia. Mesmo que já tenhamos tocado no assunto rapidamente logo acima, vamos explicar como funciona cada uma das vantagens de sua aplicação. Confira.

Maior produtividade e otimização

O software de gestão de telefonia pode melhorar a produtividade de várias maneiras. Primeiro, ao gestor, é muito mais simples verificar qualquer inconformidade e analisar os dados de gastos e chamadas realizadas de forma rápida.

Sendo assim, não se perde tempo para identificar qualquer problema e o gestor resolve qualquer questão simplesmente verificando alguns relatórios emitidos em tempo real, o que dá maior agilidade ao processo.

O ponto é a inserção das faturas no sistema financeiro da empresa. Muitas organizações ainda realizam esse controle de forma manual, o que, além de muito mais lento, ainda está propenso a erros de gestão e de digitação que podem levar a prejuízos.

O gerenciamento de despesas com telefonia é otimizado ao se fazer uso de um software de gestão especializado, permitindo que uma integração seja realizada e os dados relativos a gestos sejam importados diretamente para o controle financeiro, garantindo maior confiabilidade e muito mais rapidez.

Centralização dos processos

A gestão de telefonia e os custos gerados por ela são uma das principais preocupações dos gestores dentro da empresa, uma vez que, para muitas organizações, esses gastos podem ser um dos principais, demandando altos recursos.

Em boa parte das vezes, o problema não está na complexidade dos serviços utilizados, mas sim em um conjunto de processos ineficientes de controle, que acabam dificultando a visualização de onde os recursos estão realmente sendo empregados.

Um processo simplificado para lidar com todas as faturas geradas por conta do uso da telefonia e seus serviços é fundamental para garantir um controle acerca dos gastos e entender como minimizar custos sem prejudicar os resultados alcançados.

Essa falta de controle é resultado de um processo dividido entre departamentos, sendo que o TI controla o uso e o financeiro, porém nenhum dos dois visualiza o ciclo completo, dificultando o entendimento e a gestão.

Com um software de telecom, o controle e a auditoria de todo e qualquer processo é muito mais simples, pois tudo é centralizado em uma única solução, evitando assim que qualquer ponto seja esquecido.

Redução de custos desnecessários

Independentemente do ramo de atuação de uma empresa, um de seus objetivos é idêntico a qualquer outra organização: reduzir seus custos de operação, visando aumentar a receita e lucratividade do negócio.

Uma das funcionalidades principais de um software de gestão de telefonia é o controle de todos os processos e utilizações. Dessa forma, é possível verificar os chamados “gastos indevidos”, ou seja, pontos que podem ser evitados.

Esses detalhes vão desde o uso para fins não comerciais realizados por colaboradores até contatos que não deveriam ser realizados ou poderiam ter sido feitos com o auxílio de outro tipo de ferramenta de comunicação.

Uma boa gestão de telecom deve permitir a captura e visualização de todos os custos envolvidos no processamento de despesas relativas a telecomunicações, permitindo a otimização dos gastos e melhorando o uso de recursos.

O software de gestão de telefonia permite verificar cobranças, realizar a alocação de centros de custos, gerar disputas de cobrança, validar taxas realizadas pelas empresas, além de outras possibilidades, traduzindo-se em lucros para a empresa.

Outro ponto de redução de custos é o fato de poder verificar se o que está sendo gasto pela empresa e os valores apresentados em fatura pela operadora estão de acordo, sendo que é comum que muitas vezes aconteçam cobranças indevidas por serviços não utilizados.

Rastreabilidade de ativos e controle de ciclo de vida

Até agora, falamos apenas de processos, algo intangível, porém, a telefonia necessita também de ativos, ou seja, os aparelhos utilizados para a comunicação, que a depender das tecnologias utilizadas dentro de uma organização, podem ser bem variados.

O setor de TI é o principal responsável pelo controle dos equipamentos, o que também demanda um razoável esforço por parte dos colaboradores desse departamento, afinal, quanto maior a empresa, maior o ambiente de telecomunicações a ser controlado e gerido.

Nesse ponto, um software de gestão de telecom também é fundamental, pois permite um controle de ciclo de vida dos ativos de telefonia e também a rastreabilidade de todos os equipamentos utilizados para a comunicação.

Dessa forma, é possível visualizar, de forma simples e rápida, todas as informações relativas aos hardwares utilizados e verificar onde o dinheiro está sendo aplicado, melhorando o gerenciamento geral de toda a telecomunicação da empresa.

É possível identificar usuários e rastrear quais são os aparelhas mais utilizados — sua finalidade é entender quais os maiores gastos dentro do ambiente de comunicação da empresa, além de identificar aparelhos que demandam atenção, manutenção ou troca.

Com um levantamento geral acerca de seus ativos de telefonia, é possível identificar o melhor momento para realizar a compra de novos aparelhos e conseguir boas negociações junto aos fornecedores por compras em lote.

Ainda, conforme os gastos rastreados de cada linha dentro da empresa, é possível identificar padrões de uso que demandam planos diferenciados, permitindo uma negociação com operadoras em busca de melhores tarifas.

Por exemplo, no setor de vendas, pode ser que a linha seja utilizada para contatos internacionais, o que não acontece no restante da empresa. Sendo assim, pode-se identificar uma necessidade como essa e negociar um plano especial apenas para esse aparelho, minimizando os custos gerais de operação.

Informações como essa são estratégicas e permitem que o gestor de TI trace um planejamento orçamentário muito mais eficaz, garantindo um maior retorno sobre suas decisões.

Maior segurança

Todo processo feito de forma automática é muito mais seguro que se realizado por vias manuais, isso porque se minimiza a possibilidade de ocorrerem erros, algo comum na digitalização de faturas de serviços de telefonia.

Ao optar por utilizar-se de um software de gestão de telecom, todos os processos de controle, transcrição de uso e geração de relatórios será totalmente automatizada, diminuindo o estresse aos colaboradores, que anteriormente tinham de inserir tudo de forma manual e conferir o trabalho.

Além disso, se tem a certeza de que os dados representados contam com a realidade, sem nenhum tipo de distorção causada por conta de equívocos de digitação ou má interpretação de dados, uma vez que toda entrada de informação é realizada via integração.

Outro ponto muito interessante é a diminuição da possibilidade de fraudes, algo que, mesmo não sendo tão comum, pode vir a acontecer. Como a maioria dos dados dá entrada de forma automática e apenas alguns controladores podem realizar a edição, é muito menos provável que alguém possa fraudar os números para encobrir algum problema.

Como funciona o software de gestão de telecom?

Como foi dito acima, existem hoje no mercado várias soluções de softwares de gestão de telecom, sendo que uma boa ferramenta deve contar com uma série de funcionalidades específicas, visando auxiliar ao máximo o gestor na administração de todo o ambiente de telefonia. Veja quais são algumas dessas funções a seguir.

Fatura individual

Cada um dos usuários dentro do sistema pode manter um acesso individualizado a seus gastos e aos serviços de telefonia utilizados para realizar o próprio controle por meio de um login e senha únicos, evitando assim o vazamento de informações.

Algumas ferramentas também realizam o envio de uma fatura personalizada, muito mais simples de se entender que a fornecida pela operadora pelo e-mail do usuário, dispensando assim a necessidade de um login. Em ambos os casos o objetivo é o mesmo, trazer transparência e controle.

Geração de relatórios

Uma função primordial dentro de qualquer tipo de sistema de gestão é a geração de relatórios para subsidiar a tomada de decisão dos gestores, sendo que no caso de um software de telecom não é diferente.

É possível gerar todo o tipo de relatório personalizado, de acordo com a necessidade de cada empresa, fornecendo informações fundamentais para o entendimento geral de como estão sendo gastos os investimentos em telefonia e comunicação.

Além disso, é possível combinar diversas faturas em apenas um documento, garantindo assim uma visão geral ou local, de acordo com a necessidade do gestor, que pode optar por criar relatórios generalistas ou detalhados.

Criação de centros de custo

Algumas ferramentas também possibilitam a divisão das linhas e serviços utilizados pela empresa pelos mais diversos centros de custo que existem dentro da organização, auxiliando o departamento financeiro na hora de montar os livros de registro.

Inventário de equipamentos

Outra funcionalidade fundamental, principalmente em médias e grandes empresas, é a possibilidade de criação de um inventário de dispositivos de comunicação no qual podem ser inseridos todos os dispositivos da empresa. Entre eles estão:

  • dispositivos móveis;
  • chips;
  • telefones fixos;
  • aparelhos de roteamento;
  • aparelhos VOIP;
  • entre outros.

Esse inventário permite manter um controle geral sobre o ciclo de vida dos equipamentos, necessidade de manutenção e troca, garantindo assim que não haverá nenhum tipo de problema físico na rede e nos aparelhos.

Auditoria de faturas

Uma funcionalidade de grande importância para as empresas na hora de contratar um software de gestão de telecom e uma das principais razões para adquirir um sistema como esse é a possibilidade de realizar auditorias acerca do uso de serviços.

Ao armazenar dados de utilização de telefonia, é possível realizar um cruzamento eficaz e simples com as faturas apresentadas pela operadora e, em caso de discordância, pode-se basear no software de gestão de telecom para realizar a contestação dos valores apresentados e cobrados de forma indevida.

Análise de uso

Ao obter uma forma simples de coleta e armazenagem de dados, o gestor pode não apenas gerar conhecimento acerca da telefonia em si, mas também de diversos outros fatores que podem contribuir para o surgimento de insights acerca do negócio.

Por exemplo, pode-se observar os horários com maior pico de ligações, erros de utilização, tempo médio de atendimento e contato de vendas, principais regiões para as quais são direcionadas as ligações, utilização particular, entre outros pontos.

Esse tipo de plataforma de gerenciamento de telecom é uma ótima forma de otimizar a gestão de telefonia, reduzindo os gastos necessários para manter a comunicação da empresa, externa e internamente.

Esperamos que ao final desta leitura você possa ter compreendido a importância para a sua empresa em contar com um software para gestão de telecom e todos os benefícios que vêm com a utilização de uma plataforma como essa.

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