Tudo o que você precisa saber sobre a gestão de documentos

Uma empresa que se destaca no mercado, independentemente do segmento em que atua, vai muito além da entrega de resultados satisfatórios aos seus clientes. Sucesso empresarial está relacionado a gestão eficaz de todas as áreas da organização. E é claro que a gestão de documentos não está fora dessa.

Quando você pensa nas questões administrativas de uma empresa, o que vem a sua mente?

  • Falta de organização?
  • Gestão ineficaz?
  • Documentos espalhados?
  • Dificuldades em encontrar informações?

É normal que as empresas passem por dificuldades de organização da parte administrativa, principalmente aquelas empresas que trabalham com diversas documentações que são importantes para o negócio como um todo.

Mas normal não é ideal, certo?

Vamos pensar em uma relação bem fácil de entender: Podemos dizer que é normal que a nossa casa esteja uma bagunça, afinal, nós utilizamos ela todos os dias, sujamos louça, temos roupas para lavar, o pó se acumula…

Porém, esse não é ideal, certo? Ninguém gosta de viver em uma casa suja.

Assim como ninguém gosta de trabalhar em uma empresa desorganizada. Principalmente quando estamos falando sobre documentos que são essenciais para o dia a dia de trabalho.

  • Notas fiscais físicas;
  • Contratos;
  • Boletos.

Todo documento tem a sua particularidade, e é essencial que sejam tomados os devidos cuidados com a gestão de documentos de uma empresa.

Por isso, separamos para você os maiores benefícios de prestar atenção especificamente a questão da gestão de documentos dentro das organizações.

Ao final desse conteúdo, você que ainda trabalha com documentos de uma forma antiga, como com a administração de documentos de forma física, vai entender também sobre as vantagens que a evolução tecnológica está trazendo para o dia a dia das empresas.

Vamos entender melhor por que a gestão de documentos, quando bem feita, pode trazer benefícios para a empresa?

Organização que gera sucesso

Você com certeza não conhece uma empresa de sucesso que seja desorganizada.

A organização é sinônimo de sucesso no mundo empresarial. Áreas bem organizadas são muito mais produtivas, geram muito mais resultados e possibilitam que o negócio permaneça estabilizado.

Engana-se quem acha que a gestão de documentos, realizada pelo setor administrativo (ou quem quer que seja) não tem influência no sucesso da empresa.

Muito pelo contrário: documentos são essenciais e precisam de uma gestão eficiente.

Essa preocupação da gestão traz diversos benefícios, mas antes, vamos entender o que é a gestão de documentos?

O que é a gestão de documentos?

As empresas precisam, a cada dia que passa, lidar mais com documentos necessários para que o negócio se mantenha.

Conforme já comentamos, são notas fiscais, boletos, contratos, entre diversos outros tipos de documentações que precisam ser guardadas pela empresa, para registro e organização.

E é exatamente aqui que a gestão de documentos entra.

Basicamente, essa gestão é a organização dos documentos da empresa, realizada através de processos, ferramentas e métodos.

A gestão de documentos não pode ser apenas resumida com a organização dos documentos, mas sim como uma gestão estratégica sobre as melhores formas de fazer com que a empresa consiga organizar ou reorganizar toda a “papelada” que é importante para que o trabalho posso continuar a ser realizado.

Parece bem mais simples do que é, mas só quem já teve que organizar aquela fileira infinita de armários com documentos de décadas atrás, sabe o quão é complicado fazer a gestão de documentos.

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Mas podemos pensar em um exemplo que serve para o dia a dia de todos: encontrar um documento do último ano. Já imaginou, hoje, você procurar uma documentação do ano passado? Se você pensou: “vai ser muito difícil”, é sinal de que está na hora de começar a organizar essa gestão.

E isso só vai trazer benefícios para o seu negócio!

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o que é a gestão de documentos, vamos entender o que ela pode fazer pelas organizações de forma geral.

Muito mais do que benefícios: entenda o que a gestão de documentos pode fazer pelas empresas!

Se você trabalha com o setor administrativo de alguma empresa, já deve ter visualizado mil e um benefícios da gestão de documentos até aqui, não é? Isso que nós somente explicamos porque ela é tão importante para o dia a dia do trabalho.

Mas agora, queremos explicar como ela pode beneficiar o dia a dia, mas ir além disso. Entenda:

1. Regulamentação legal

Existem documentos que precisam ser guardados pelas organizações, para que sejam comprovados os gastos, para que seja protegida juridicamente. Por isso, a gestão de documentos, quando realizada de maneira planejada, pode salvaguardar essa regulamentação que é essencial para qualquer instituição privada.

2. Segurança

E já pegando um gancho com o tópico anterior, a preservação da informação organizacional é essencial para que a empresa consiga se manter segura juridicamente, conseguindo comprovar todas as atividades corporativas.

Mas, essa organização promovida pela gestão de documentos gera também a segurança de saber que todos os documentos podem ser encontrados de forma fácil, o que também se relaciona aos tópicos seguintes.

3. Diminuição do tempo em atividades mecânicas

  • Procurar um documento é uma atividade cansativa?
  • Já perdeu um dia inteiro de trabalho porque precisava achar um documento que foi solicitado por outra pessoa?

Pois é, essas situações são bem comuns em organizações que não fazem uma gestão de documentos planejada e organizada.

Com atividades de planejamento e organização é possível fazer com que o armazenamento, seja ele físico ou digital (já vamos entrar no assunto da gestão eletrônica de documentos), consiga manter toda a documentação organizada de forma que todas as pessoas da equipe consigam encontrar qualquer informação de maneira fácil e rápida.

4. Aumento da produtividade

Otimizando o tempo de procura de informações nos arquivos, ou até mesmo o próprio tempo da organização dos documentos (que se torna muito mais fácil quando a gestão de documentos é feita de maneira eficiente), a equipe como um todo tem mais tempo para serem produtivos (E DE FORMA ESTRATÉGICA), o que é muito importante.

Aqueles dias em que você passava todo o seu tempo de trabalho procurando um papel no arquivo vão ficar no passado!

5. Redução de custos

Armazenamento, organização, preservação, envio… tudo o que envolve a gestão de documentos de forma física, gera custos para a organização.

Empresas que estão buscando reduzir os custos, muitas vezes acabam não se dando conta que diversos processos podem atingir este objetivo, simplesmente se houver uma organização da área.

É o caso da gestão de documentos. Até mesmo quando falamos na gestão eficaz de documentação impressa.

Com uma gestão de documentos bem planejada, pensada de forma estratégica, é possível reduzir os custos.

GED: o futuro está a um clique de distância

Pronto, você entendeu a fundo como a gestão de documentos pode trazer benefícios que afetam as empresas como um todo, não apenas na questão administrativa. 

Mas, não seria ainda mais interessante se todos aqueles arquivos do trabalho, com papéis impressos, fossem substituídos por algo mais moderno? Não seria muito mais fácil encontrar o documento que você procura, com um clique, do que ter que ir até os armários e procurar? Isso não economiza mais tempo?

Sim… e é possível.

A GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, já é uma realidade dentro das pequenas, médias e grandes empresas que estão se preparando para um mundo cada dia mais digital. Ela é responsável por automatizar todo o processo de organização de documentos, gerando ainda mais benefícios…

Se a sua empresa AINDA está trabalhando com essa realidade “analógica”, com documentos impressos, o texto acima é essencial para que você entenda como o mundo está mudando e como é exatamente nos pequenos passos que nós conseguimos mudar culturais empresariais inteiras.

Esperamos que você tenha compreendido a real importância da gestão de documentos para as empresas (de qualquer setor). É óbvio que algumas lidam com mais documentos que as outras, porém, ninguém escapa das burocracias dos papéis, sejam eles digitais ou não.

Então é melhor manter tudo organizado, não né? Se for com base em processos e ferramentas, melhor ainda!
Deixe seu comentário com dúvidas e nos conte como é feita a gestão de documentos da sua empresa! Compartilhe esse conteúdo com seus colegas de trabalho e não deixe de acompanhar o nosso blog para mais dicas como essas.

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